La importancia de clasificar y ordenar archivos

ENSAYO: LA IMPORTANCIA DE CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS

YURY YASLEIDI GIRON GUALDRON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
REGIONAL CASANARE
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
MARZO DE 2011
YOPAL- CASANARE

ENSAYO: LA IMPORTANCIA DE CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS

YURY YASLEIDI GIRON GUALDRON

PRESENTADO:
RICARDO ARRIETA FONTALVOSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
REGIONAL CASANARE
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
PROCESOS ARCHIVISTICOS
MARZO DE 2011
YOPAL- CASANARE
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION-------------------------------------------------------------------4.
2. OBJETIVOS--------------------------------------------------------------------------5.
3. ENSAYO: LAIMPORTANCIA DE CLASIFICAR Y ORDENAR-------- 6,7
4. CONCLUSION-----------------------------------------------------------------------8
5. FUENTES BIBLIOGRAFICAS----------------------------------------------------9

INTRODUCCIÓN

El proceso de clasificación es un proceso que suele ser complejo, pero si se aprende con ánimo y rigor este será más simple de lo que parece, este proceso involucraconocer la estructura orgánico funcional de una empresa, y es indispensable para identificar otros procesos que siguen en el quehacer archivístico, no obstante la clasificación funciona de forma teórico practico y a través de este trabajo se colocaran esas pautas para llevar a cabo una buena clasificación dentro de una entidad.

OBJETIVOS

* Identificar la importancia de la clasificacióndocumental para ser aplicada
* Conocer el concepto de ordenar documentos.
* Diferencias entre clasificación y ordenación.

IMPORTANCIA DE CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS
(ENSAYO)

Uno de los principales problemas que presentan las entidades públicas y las privadas que prestan servicios públicos en la ordenación de documentos es lo relacionado con la falta de conocimientos teóricosprácticos de la clasificación documental, es decir falta estos aportes que permitan adelantar la organización técnica de la documentación, que es el producto de las funciones objeto de la empresa en la gestión administrativa. La ignorancia de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, no es aplicada porque muchos la desconocen y no le dan la tensión que merece en el marco de los Archivos de laentidades, es por ello que son muy pocos los archivos en las entidades que hoy día se encuentran clasificados y a la vez ordenados, la carencia de políticas y profesionales en esta materia hacen que la empresa no cumpla con esta Ley. De otra parte y enfocándonos a nuestro tema me pregunto ¿Qué es la Clasificación?, la clasificación desde cualquier punto de vista se define cualquier tipo de ordenaciónde objetos, seres o acontecimientos realizados con el fin de facilitar su análisis es decir criterios de clasificación es cuando se observa un fenómeno, cualquiera que sea su naturaleza, siempre se destacan algunos de sus aspectos en pérdida de otros y su valoración implica siempre el establecimiento de una clasificación, entonces tomándolo desde el punto de vista archivístico la clasificacióndocumental el Archivo General de la Nación ente rector de la políticas archivísticas define la clasificación documental: “es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental” a lo que se refiere específicamente esta definición es que a partir de esto se conoce una estructura orgánico funcional, donde se involucra el fondo, lasección y subsecciones, permitiendo esto identificar la procedencia de los documentos producidos en ejercicio de funciones de la entidad, la importancia de la clasificación documental permite conocer una entidad, en el sentido de cómo se realizan los procesos, como proceden los documentos, cual es el objeto de la empresa y en si conocer en general un estructura orgánico funcional de la...