La importancia de la administración documental

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En la antigüedad se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la información de los pueblos y las entidades, pero con el paso del tiempoesto fue evolucionando hasta llagar a las conocidas redes de información; La sustitución del papel por un documento digital trajo consigo grandes beneficios para la administración de documentos comola reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros. Pero que es administración documental? Y Para qué sirve? Son laspreguntas que se escuchan con mayor frecuencia en las personas cuando del tema se habla; a continuación vamos a darles una explicación sobre el tema y a demostrarles que la administración documental esalgo muy importante para alcanzar un buen desarrollo en las comunidades.

En el ámbito cultural, social, económico, político encontramos la información, y encontramos algo llamado administracióndocumental que es todo aquello que nos permite la planificación, organización y control de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de administración de documentos, las cuales sonreconocidas como reservas de memorias para la organización de empresas y otras entidades; algunas de las principales funciones de la administración documental como lo son la preparación de registros einformes, la archivación de los registros y demás documentación y el procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Actualmente la administración documental atreves de las oficinasrecogen información para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es transmitido a las entidades o empresas; luego de habersido procesada la información en dicha entidad será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar y controlar las actividades como fuente de información para la toma de decisiones y...