La importancia de la digiltalización para las bibliotecas

Convención Nacional de Centros Binacionales – 11 y 12 de Octubre de 2007. Trujillo. Perú

La Importancia de la Digitalización de Archivos para la
Biblioteca1
Celso Gonzáles Cam (celso.gonzales@pucp.edu.pe)
Facultad de Humanidades. Especialidad de Ciencias de la Información.
Pontificia Universidad Católica del Perú

Resumen: El presente art ículo trata sobre la importancia de los archivosdentro de las bibliotecas,
centros de documentación e información, etc., y los beneficios en el proceso de automatización de
los servicios de la biblioteca en las diferentes área, como la preservación y conservación de los
documentos. Además realiza una breve introducción en el software de código abierto que pueden
ser implementados en un archivo digital.
Palabras Claves: Archivos,Digitalización, Bibliotecas, Biblioteca Digital,
Greenstone

Archon, Dspace,

Cada vez es imprescindible la automatización de los archivos, a causa del crecimiento de la
información y la necesidad de recuperación de los documentos primarios. Los archivos se han ido
transformando con las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Existen los
estándares descriptivos como el ISAD(G) y elISAAR (CPF), además de los estándares técnicos
tratados en la reunión de los Archivos Nacionales de Kew en el 2005. En el proyecto de
2
Bundesarchiv se analizaron los estándares en la estructura de datos XML con la presentación y
la interoperatibilidad con el Encoded Archival Despcription (EAD) y los estándares de Codificación
de Metadata y Estándar de Transmisión (METS).
Los archivostradicionales demandan cambios inmediatos en el registro archivístico,
transformaciones en la forma de catalogar y recuperar la información: requieren proveer mejores
servicios que la infraestructura antigua no puede soportar, como es la digitalización de
documentos, de forma que los usuarios puedan acceder al documento original. Dentro de este
contexto, se abre los trabajos de evaluación de las nuevasestrategias del servicio, orientado a las
necesidades de los usuarios y el uso de nuevas tecnologías de información.
Pero ¿para qué digitalizamos? Podemos decir que digitalizamos para la ampliación del acceso, la
preservación y conservación, la reducción de costos, optimización físicamente del espacio de
almacenamiento físico, la transformación de servicios o la recuperación de la información.Ampliación del Acceso
A través de los archivos digitales, se puede mejorar el acceso al documento. Los diferentes
Archivos Nacionales, están progresivamente digitalizando sus colecciones con el fin de brindar
información personalizada al usuario. Esta ampliación del acceso se puede describir en:
a) Servicio las 24 horas. Los sistemas informáticos permiten proveer servicios sin
restriccionesde horarios que extienden el uso de la colección.
b) Usuarios Concurrentes. Uno o más investigadores pueden acceder en forma
simultánea a un mismo documento, sin las limitaciones de la consulta presencial.
c) Incremento de Usuarios. La facilidad de uso de los catálogos permite que aumente la
demanda de los servicios, y más personas accedan al servicio.

1
2

Ponencia presentada en laConvención Nacional de Centros
http://nationalarchives.gov.uk/documents/stock_sp.ppt

Convención Nacional de Centros Binacionales – 11 y 12 de Octubre de 2007. Trujillo. Perú

d) Reducción del Costo de los Servicios. Es importante destacar que los costos en
tecnología aumentan considerablemente, pero los costos fijos en personal tienden a
disminuir o mantenerse. En el proceso de expendio dedocumentos se demandan
personal que interactúe con el usuario en las ventanillas de atención, y el gasto en una
persona y un equipo se elimina con las ventanillas virtuales. El proyecto de poner en
Internet los Archivos Históricos Españoles, permitía tener acceso en el 2000 a 400,000
registros y 11 millones de imágenes, y que representaba el 80% de las consultas al
3
archivo .
Preservación...