la importancia de la informatizacion

16/9/2014

Ventajas de la informatizacion del servicio de consultas de los usuarios - El profesional de la información

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Diciembre 1998

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Ventajas de la informatizaciondel servicio de
consultas de los usuarios
Por Patricia Riera Barsallo
Sacar el máximo partido a los recursos
informativos es sin duda una de las premisas
básicas que todo centro de información plantea
entre sus objetivos.
Se busca no sólo sacar el máximo a las fuentes
de información del centro -rentabilización tanto
económica como informativa-, sino también
mejorar los servicios queofrecemos a nuestros
clientes.
En el caso de aquellos centros de información
especializados -entendiendo por tales aquellos que trabajan en una temática
específica-, y dentro de los muchos recursos informativos con los que se
pueden contar, existe una fuente de información que tiene su origen en la
propia labor informativa que desarrolla el centro. Se trata de las "soluciones" a
las consultasque plantean los usuarios: respuestas, recopilaciones
bibliográficas, asesoramientos técnicos hechos en colaboración con
especialistas de otras temáticas..., que son fruto del esfuerzo de los
bibliotecarios/documentalistas en su labor de satisfacer las necesidades de los
clientes y dar un valor añadido a la información.
El presente texto pretende describir de forma general las principalesventajas
que puede reportar la informatización de los servicios de información al
usuario, no sólo en relación con su gestión, sino también en la reutilización de
la información derivada de estos servicios (descripción realizada a partir de una
experiencia específica en un centro de documentación especializado en el que
desarrollo mi labor profesional).
Ventajas de la informatización delservicio de consultas
La gestión informatizada de los circuitos o servicios de información a demanda
del usuario ha revertido de forma positiva en los siguientes cinco puntos.
1. Reutilización de las soluciones a las consultas: la retroalimentación.
Una de las razones que nos llevaron a plantear la informatización del servicio
de consultas -aparte de las obvias de mejora en la gestión- era laposibilidad de
poder reutilizar muchas de las "respuestas" que se daban a dichas consultas.
Siguiendo la filosofía de las FAQs al estilo internet, planteamos la creación de
un sistema que permitiera al centro una retroalimentación a partir del trabajo
que se generaba en el proceso de dar respuestas a los clientes. Para ello era
necesario una integración entre dos sistemas: la base de datos quecontenía las
referencias o registros de los documentos de los que dispone el centro, y el
propio programa que iba a gestionar el servicio de consultas.
Con esta integración se ha conseguido crear un programa que adjunta a la
ficha propia de la consulta las referencias (ya sean documentos, direcciones
internet, instituciones con las que hemos contactado para solucionar la
consulta, etc.),comentarios o documentos que se han utilizado o han sido
generados para solucionar la petición.

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/diciembre/ventajas_de_la_informatizacion_del_servicio_de_consultas_de_los_usuarios…

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16/9/2014

Ventajas de la informatizacion del servicio de consultas de los usuarios - El profesional de la información

A medida que el volumen deconsultas almacenadas ha ido creciendo, y
teniendo en cuenta que la temática en la que trabaja el centro es muy
específica y por tanto la probabilidad de que se repitan consultas, o al menos
que se den consultas similares, es elevada, el sistema ha permitido crear
"baterías" de información para cierto tipo de peticiones.
La ventaja que esto representa en el trabajo diario ha sido doble: por...