LA IMPORTANCIA DELARCHIVISTA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

LA IMPORTANCIA DELARCHIVISTA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
En el presente ensayo, además de la lectura del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos, hago uso de mi experiencia laboral en materia de archivos, yel uso de teoría archivística.
En los inicios de la Edad Media del siglo XV ocurrieron cambios sociales, económicos y culturales que transformaron para bien la vida del hombre en su existir; el ser humano como un ente creativo por naturaleza invento el papel, la imprenta, la brújula y el uso de la pólvora etc. Con el papel da inicio a la producción de documentos en otro tipo de soporte pararegistrar información aparte del pergamino, piedra y arcilla. El papel fue elaborado a base de fibras vegetales o de trapo el cual fue adquiriendo aceptación entre los individuos porque resultaba más barato que el pergamino, también el papel resulto más fácil de manejar, manipular y transportar.
La archivística es “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemasconcernientes a las funciones de los archivos”, y los documentos son los medios que contienen los datos necesarios de una acción administrativa que ayuda a resolverlo un asunto. Un documento público es aquel cuya formación está encomendada a un funcionario público y son expedidos por los mismos en el ejercicio de sus funciones.
Entendiendo por “Documento de archivo: aquel que registra un hecho, actoadministrativo, jurídico, fiscal ó contable, creado, recibido, manejado y usado con el ejercicio de la facultades y actividades de loas dependencias y entidades”.
El documento de archivo tiene características propias que lo hacen único y diferente a otros, por ejemplo un periódico, una revista ó libro, estos no son documentos de archivo porque son producidos con otra finalidad y el tiraje de unmismo ejemplar es por cientos ó miles; y el documento de archivo se produce uno por uno (carácter seriado), estos se generan dentro de un proceso natural de una actividad (reflejan la función del productor), la información que contienen es única, es decir, no hay otro igual; el documento de archivo es estático, es decir una vez que ha sido generado e iniciado su trámite no puede ser corregido óalterado; el documento de archivo proporciona evidencia, autoridad y confiabilidad. El sello, la fecha, nombre, firma y cargo de quien lo rubrica, todo ello da el carácter oficial al documento de archivo.
La información contenida en los documentos de archivo es un recurso vital para la Administración Pública, sin la información en los documentos de archivo, una organización no funciona de maneraeficaz; por lo que la buena organización, control y uso de la información derivada de las atribuciones dependerá el éxito o fracaso de la misma.
En la Administración Pública en el cumplimiento de las atribuciones de las dependencias, los documentos de archivo se van generando de manera natural conforme se van realizan las actividades y estos a su vez, se agrupan para formar expedientes.
Elexpediente es “una unidad constituida por uno ó varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad ó trámite de una dependencia o entidad”.
En biología aprendemos que la célula es la parte básica de la vida, la organización de los expedientes públicos son la parte esencial de los archivos de la Administración Pública.
Los expedientes deben tener un inicio, undesarrollo y una conclusión de un asunto, es decir la película completa y no solo una parte de ella, por ello la importancia de contar con expedientes público organizados y completos para la correcta toma de decisiones de los titulares de la Administración Pública así como la consulta de la información contenida en los mismos de manera rápida y expedita por ciudadanos.
A los grupos de expedientes...