La ineficacia de las reuniones

La ineficiencia de las reuniones 
Cuando surge un problema que atañe a varios suele pensarse que se solucionará reuniéndose. Sin embargo, a veces este remedio para todos los males se acaba convirtiendo en una trifulca eterna, donde o no se decide nada o se llega a un acuerdo más por comportamiento gregario que por convencimiento. Por Fernando Trias de Bes. Desde que el hombre devino animalsocial no hay persona que logre escapar a lo que muchas veces se convierte en un desgraciado evento: las reuniones. Se reúnen las comunidades de vecinos, los estudiantes para sus trabajos en grupo, las amas de casa para organizar un viaje, y, sobre todo, los que más a menudo se reúnen son los ejecutivos. "Está reunido" es la frase favorita de la secretaria a la que su jefe hace aspavientos para que nole pase una llamada no deseada. "Convoca una reunión" es el recurso idóneo para atenuar un conflicto profesional. "Tengo una reunión" es la excusa que exime a cualquiera de mover su agenda... Si bien ha perdido fuelle gracias a lo fácil que resulta enviar copias informativas mediante el correo electrónico, aún el hecho de reunirse sigue siendo una especie de solucionador de problemas. Y esto no seaplica sólo a las empresas, sino a cualquier persona. Resulta paradójico que se espere obtener tanto de una reunión, independientemente de lo bien o mal gestionada que esté. La principal causa de ineficiencias de las reuniones es un objetivo poco claro. Todo el mundo sabe de qué se va a hablar, pero no la decisión que tiene que tomarse. En este caso la reunión no tiene objetivo, sino temática, yuna reunión con temática es una reunión sin fin. Puede hablarse de forma indefinida sobre el asunto, pero costará mucho tomar una decisión porque no ha habido un compromiso previo al respecto. Estas reuniones acaban casi siempre con hay que recoger más información, asunto que se encarga a uno o dos de los pobres participantes, quienes no sólo han perdido varias horas discutiendo, sino que ademássalen con un trabajo extra que tendrán que comunicar al resto en otra reunión. Por el contrario, en la reunión con objetivo se plantea qué decisión se tiene que tomar, y no se convoca hasta que se dispone de toda la información necesaria. Por ejemplo: en una comunidad de vecinos en la que ha habido robos, la reunión interminable será la que plantea en su orden del día "hablar de los robosacontecidos la semana anterior en el vecindario". Asistirán marido y mujer de todo el bloque, que explicarán anécdotas increíbles de lo que han visto, oído, sospechan, opinan... En cambio, la reunión que se propone "decidir si contratar a un guardia jurado, a un vigilante nocturno o poner una alarma comunitaria" seguro que atrae a menos vecinos y se resuelve antes. A veces parece que la reunión se haorganizado para que el jefe se escuche a sí mismo, para representar una serie de protocolos inútiles, para dar la sensación de que nos estamos ocupando, para que parezca que decidimos o para informar sobre un asunto que ya todo el mundo conoce. Una reunión con decisión a tomar bien planteada no lleva en realidad más de diez o quince minutos. La segunda causa que hace las reuniones ineficientes es laforma en que se dirigen. En la mayoría de los casos no hay una persona asignada para ello. Es un defecto de los españoles: esa especie de complejo de querer ser juzgados de protagonismo. En las reuniones de empresas suele dirigir la reunión el responsable jerárquico de más rango, pero si le llaman a mitad de reunión, ésta se desmadra y, hasta que no regrese, se acaba hablando de fútbol, toros o deGran Hermano. La ventaja de que una persona dirija la reunión es que evita que varios hablen a la vez y, sobre todo, que las intervenciones se desvíen del asunto real. Frases peligrosas: "¡Ah! Por cierto...", o "Ya que estamos todos, quería aprovechar para...”, "No viene al caso, pero... ¿os habéis enterado de la noticia bomba...?". O esto se corta o la reunión se va a prolongar bastante más de...