La mecánica administrativa.

LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA.
Los tres elementos que integran la “mecánica administrativa” son:
1. La PREVISIÓN.
2. La PLANIFICACIÓN.
3. La ORGANIZACIÓN.
El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, “la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara paraellas”.
Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.
Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos.
Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cualesle obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc.
Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas.
Debemos señalar que los sistemasmodernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un “se hace, o no se hace”, ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en losdirigentes.
Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por mediode modelos matemáticos, de simulaciones, etc., las muy diversas alternativas posibles, para escoger la más adecuada. Además, se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados.
El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). La etimología indica, así, que lo que hacemos esfijar “planos” para orientar nuestra acción. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relación con la Administración, mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las políticas.
Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cadaactividad concreta, y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ahí, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración.
Uno de los errores más comunes, y a la vez de los más graves, que suelen cometerse en la dirección es el de dejar “abierto” el tiempo en que cada actividad debe realizarse. “Lo más rápido que se pueda”, “lo más prontoposible”, “a la mayor brevedad que sea factible”; son expresiones muy frecuentemente utilizadas y, que, pese a que indican aparentemente urgencia, dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por “pronto, rápido, breve”, más efectivo sería decir: “para hoy mismo”, “para dentro de ocho días”, “para el próximo día diez”.
Los programas establecen, además, para cada tiempo, la lista defunciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.
Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en número, como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero...