la nata

VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
Reducción de los costes de archivado
Reducción de la recuperación de un documento.
Acceso concurrente a un documento.
Mejora de atención a los clientes.
Reducción de costes legales.
Reducción de costes de acceso a la documentación.
Posibilidad de integrarse consubsistemas de gestión documental específicos.
Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN

Intelectual en su esencia, es decir, la información:

crea y recrea el mundo de las ideas, a través del tiempo y del espacio;
Transmite esas ideas a nuestra mente y
Construye, así, poco a poco, el “contenido” de nuestro intelecto: el conocimiento.Novedosa:
deberá transmitir algo nuevo, algo no conocido hasta entonces;
No será información si la idea ya es conocida por el investigador.

Facilita la actividad humana:
disminuye la incertidumbre, al proporcionar nuevos conocimientos;
Facilita, por tanto, la toma de decisiones.

Social. Es información en sentido estricto:
sólo cuando se la recibe de otros;
No, la obtenida pornosotros mismos.

Plural, en cuanto:
Engloba los diferentes puntos de vista, ideas o datos sobre el tema investigado y no se limita a una única vía.

Constituye un sistema, porque implica:
Un conjunto de elementos
Que interactúan entre ellos,
En busca de un objetivo común.



(Fuente Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigación científica; metodologíageneral de su elaboración y documentación. Madrid: Paraninfo, 1999.)
VOCABULARIO ARCHIVISTICO


1. Administración Documental
2. Archivo
3. Archivo de Gestión
4. Archivo Histórico
5. Archivo Intermedio
6. Casilleros
7. Clasificación
8. Conservación
9. Cronológico
10. Documentación
11. Documento
12. Epistolar
13. Estructura Funcional
14. Expediente
15. Expurgo
16. Facsímil
17.Filatelia
18. Flujo
19. Flujo grama
20. Foliación
21. Folio
22. Fondo Documental
23. Franqueadora
24. Franquicia
25. Gestión de Documentos
26. Legajo
27. Marbete
28. Minuta
29. Ordenación
30. Original
31. Perforar
32. Plazo Precaucional
33. Preclusión
34. Prescripción
35. Radicación
36. Registrar
37. Rotular
38. Sección Documental
39. Selección
40. Serie
41. Tablas de Retención42. Tipo Documental
43. Trasferencia
44. Usuario


ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creaciónhasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente enrazón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativas por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación y trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha...