la novela
Páginas: 4 (870 palabras)
Publicado: 25 de noviembre de 2013
ACTIVIDAD 5
PORQUE SE ARCHIVA
La más conocida, es la Ley 594 del Archivo General de la Nación que obliga a conservar documentos contables, correspondencia, actas, etc. hasta por 15 años quepermiten, si fuera necesario, probar su buena fe en caso de litigio; en estos casos se implementan las tablas de retención documental.
La segunda razón menos fácil de poner en práctica, consiste endecirse si es preciso conservar lo que podría volver a ser utilizado. Una sencilla regla puede guiarte en el caso de las notas de departamento, archivar los documentos emitidos y destruir aquellos que noson de utilidad.
La tercera y última razón es determinar qué documentos tienen valor administrativo y cuales determinan la “cultura de empresa”. Este valor se encuentra en todos los documentosproducidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes.
NIVELES DE ARCHIVO
Activo: contiene la documentaciónactalusada frecuentemente que debe de ser accesible ara la persona en el trabajo para lo que necesite la información-
Semi activo: Contiene la documentación no usada generalmente y solo usa enocaciones para comparar o comprabar algo o bien como respaldo.
Inactivo: contiene documentación que se refiere a acciones pasadas usadas raramente o bien en ningún momento y solo ofrece a la empresa valorhistórico o jurídico.
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
1) Inspeccionar
Cerciórate de que la correspondencia está aprobada y lista para archivar.
• Retira los ganchos de cosedora y clipsde los documentos.
• Verifica en el sello radicador de correspondencia recibida , si está firmada por quien la tramitá.
2) Clasificar
• Es importante que determines el nombre, número o fecha conla cuál organizas los documentos; se colocan en grupos homogéneos de acuerdo con la entidad productora y con el sistema de organización que tengas en la empresa.
3) Distribuir
• Después de...
PORQUE SE ARCHIVA
La más conocida, es la Ley 594 del Archivo General de la Nación que obliga a conservar documentos contables, correspondencia, actas, etc. hasta por 15 años quepermiten, si fuera necesario, probar su buena fe en caso de litigio; en estos casos se implementan las tablas de retención documental.
La segunda razón menos fácil de poner en práctica, consiste endecirse si es preciso conservar lo que podría volver a ser utilizado. Una sencilla regla puede guiarte en el caso de las notas de departamento, archivar los documentos emitidos y destruir aquellos que noson de utilidad.
La tercera y última razón es determinar qué documentos tienen valor administrativo y cuales determinan la “cultura de empresa”. Este valor se encuentra en todos los documentosproducidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes.
NIVELES DE ARCHIVO
Activo: contiene la documentaciónactalusada frecuentemente que debe de ser accesible ara la persona en el trabajo para lo que necesite la información-
Semi activo: Contiene la documentación no usada generalmente y solo usa enocaciones para comparar o comprabar algo o bien como respaldo.
Inactivo: contiene documentación que se refiere a acciones pasadas usadas raramente o bien en ningún momento y solo ofrece a la empresa valorhistórico o jurídico.
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
1) Inspeccionar
Cerciórate de que la correspondencia está aprobada y lista para archivar.
• Retira los ganchos de cosedora y clipsde los documentos.
• Verifica en el sello radicador de correspondencia recibida , si está firmada por quien la tramitá.
2) Clasificar
• Es importante que determines el nombre, número o fecha conla cuál organizas los documentos; se colocan en grupos homogéneos de acuerdo con la entidad productora y con el sistema de organización que tengas en la empresa.
3) Distribuir
• Después de...
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