La oficina moderna

LA OFICINA:




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La oficina es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas.

Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir elespacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con personas que trabajan en el mismo espacio.




RECURSOS DE UNA OFICINA:




•
Está integrada por recursos humanos: son todos los empleados quecumplen las tareas de la oficina.


• Recursos materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros.


• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.






LAOFICINA DENTRO DE UNA EMPRESA:


• La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal:

La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo,que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.



• La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción social:

Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoranlas condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.







CONCEPTO DE OFICINISTA:


Son las personas que tienen la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa. Constituye un recurso humano invalorable.ACTIVIDADES DE UN OFICINISTA:

La composición del trabajo de una oficina varía de una empresa a otra, dependiendo de su tamaño, tipo y trabajo que implique. En una oficina pequeña un solo oficinista hará el trabajo mientras que en una oficina grande, el trabajo es dividido por tipos de actividades o competencias.
Tipos de competencia de una oficina:
1.- Competencia en el manejo decorrespondencia:
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• Recibir la correspondencia.
• Distribuir la correspondencia.
• Preparar paquetes y valijas para el correo.
• Registrar la correspondencia saliente.
• Enviar telegramas, cablegramas y fax.

2.- Competencia mecanográfica:
Todo tipo de trabajo mecanográfico, tal como:
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• Cartas, memorandos y agendas.
• Sobres para la correspondencia.• Formatos comerciales, facturas y cotizaciones.
• Borradores, papeles de trabajo.
• Informes estadísticos.
• Documentos legales.
• Matrices para duplicar.
• Otros documentos que genere la empresa.





3.- Competencia en el manejo de máquinas de oficina:

• Operar las máquinas duplicadoras y fotocopiadoras.
• Manejar la guillotina.
•Manejar las máquinas calculadoras.
• Operar el teletipo.
• Operar el FAX.
• Operar la máquina protectora de cheques.


4.- Competencia de archivo:
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• Organizar el sistema de archivo
• Archivar la correspondencia.
• Llevar el control de los documentos que se prestan.
• Transferir correspondencia al archivo inactivo.
• Solicitar la...