La oficina

INDICE

Contenido | | Pag |
Introducción | | 3 |
Carta de Solicitud a la Oficina | | 4 |
Carta de Constancia de la visita | | 5 |
Datos de Identificación de la oficina visitada | | 6 |
Características de la Oficina | | 7 |
Personal | | 7 |
Equipos y mobiliario | | 13 |
Ambiente | | 14 |
Conclusiones | | 15 |
Bibliografía | | 16 |

* PROPÓSITO Y FINES DE LA OFICINAIdeada para fomentar y profundizar la relación entre los egresados y su institución, para ser un vínculo permanente que establezca y desarrolle relaciones con los numerosos amigos que conforman su sector externo. EGREAMIGOS UC se trazó como meta primaria: la construcción del Complejo Cultural Aula Magna Universitaria de la Universidad de Carabobo, el cual hoy en honor a su fundador lleva el nombrede “Dr. Manuel Blonval López”.

2.- CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

En la Oficina de EGREAMIGOS UC, laboran once (11) empleados administrativos, dos (2) obreros que son un aseador y un chofer, dieciocho (18) becarios, mas la Junta Directiva de la Asociación, que solo asiste allí cuando hay reuniones.
Cada empleado cumple funciones administrativas distintas según su cargo.
Son muchísimas, así quehemos agrupado las descripciones y funciones de algunos de los cargos, luego de entrevistar a los representantes de estos cargos en la oficina.

* ASISTENTE EJECUTIVO DE EGREAMIGOS
(ENTREVISTADAS: SUSANA GOMEZ y CAROLINA PEREZ)
* Planifica las actividades relacionadas con la colocación del Pagaré de Honor y las actividades administrativas de la Asociación de Egresados y Amigos de laInstitución, promocionando y difundiendo eventos para la venta y cobranza del pagaré, la suscripción y seguimiento de los convenios firmados con organismos públicos, privados y con particulares, manteniendo contacto con instituciones bancarias, supervisando y controlando las actividades administrativas del personal de la dependencia, a fin de contribuir con el logro de la misión de Egreamigos deconstruir el Aula Magna de la Universidad.
* Organiza y participa en campañas de promoción de la Imagen de Egreamigos.
* Promueve y difunde las actividades realizadas y/o a realizar por Egreamigos, por medio de boletines, propagandas y de los diferentes medios de comunicación.
* Realiza seguimiento y revisión periódica a los convenios firmados con diversos organismos o instituciones públicasy/o privadas, y con particulares en pro del logro de los objetivos de la Asociación.
* Mantiene actualizado los archivos de información de los Convenios de Egreamigos.
* Distribuye y lleva el control del material de oficina que se suministra a las unidades de la asociación.
* Supervisa y controla el personal a su cargo.
* Evalúa el personal a su cargo.
* Redacta y mantieneactualizadas las normas internas de funcionamiento de la Asociación.
* Vela por el cumplimiento de las normas internas de la dependencia y de la Institución, ejerciendo las sanciones a lugar en caso de incumplimiento de las mismas.
* Opera un microcomputador para accesar información.
* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la Organización.
*Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
* Presenta informes periódicos de las actividades.

CONTADOR (ENTREVISTADA: ESTERLINA MELLA)

* Recibe y clasifica todos los documentos (facturas, recibos, depósitos, transferencias bancarias).
* Clasifica y codifica los documentos de cobranzas de pagares de honor y de eventos para su registro contable.
* Elaborainformes contables y estados de cuenta de los suscriptores de los pagare de honor.
* Revisa y conforma cheques, depósitos, transferencias realizadas por los suscriptores de los pagare de honor.
* Elabora comprobantes de los movimientos y realiza registros contables.
* Controla caja chica y solicita las reposiciones.
* Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos menores...