La Oficina
Páginas: 8 (1756 palabras)
Publicado: 12 de febrero de 2013
INTRODUCCIÓN
La oficina es el espacio que encontramos dentro de una empresa, la cual puede tener varios objetivos pero distintos entre sí. También es conocida como el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades u operaciones que en ella realizan.
LA OFICINA
Es un local dondepor lo general predominan los trabajos de tipo administrativos; en la misma se procesa la información para obtener datos que la administración requiere para la toma de decisiones de una empresa.
La oficina está compuesta por dos factores fundamentales, que son:
* Factor Humano: Son las personas encargadas de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes almanejo de información acorde con la naturaleza, objetivos y fines de la empresa.
* Factor Mobiliario, Material y Equipo: Son los instrumentos utilizados para ejecutar la información; tales como mesas, sillas, escritorios, máquinas de escribir, calculadoras, computadores, teléfonos, telex, fax, archivadores, fotocopiadoras, artículos de escritorio, etc.
Los objetivos del trabajo deinformación se obtienen integrando los recursos básicos a la aplicación de las funciones gerenciales de planificación, organización, actuación y controlen relación con los intereses de la empresa.
El tamaño de la oficina tiene que ver con la cantidad de información que se genere en la misma. Por lo general las empresas grandes se dividen en departamentos que trabajan coordinados y en los cuales serealizan una gran variedad de tareas.
COMPETENCIAS DE UN OFICINISTA
El trabajo que se genera en una oficina varía dependiendo del tamaño de la misma, ya que en una oficina pequeña una persona puede hacerse cargo de varias funciones; mientras que en una grande hay personas que tiene una labor específica. Las distintas competencias de un oficinista son:
* Competencia en el manejo decorrespondencia:
1 Recibir la correspondencia.
2 Distribuir la correspondencia.
3 Preparar paquetes y valijas para el correo.
4 Registrar la correspondencia saliente.
5 Enviar telegramas, cablegramas y fax.
* Competencia mecanográfica:
1 Cartas, memorandos y agenda.
2 Sobres para la correspondencia.
3 Formatos comerciales, facturas y cotizaciones.
4 Borradores,papeles de trabajo.
5 Informes estadísticos.
6 Documentos legales.
7 Matrices para publicar.
8 Otros documento que genere la empresa.
* Competencia en el manejo de máquinas de oficina:
1 Operar las máquinas duplicadoras y fotocopiadoras.
2 Manejar la guillotina.
3 Operar el teletipo.
4 Operar el fax.
5 Operar la máquina productora de cheques.
*Competencia de archivo:
1 Organizar el sistema de archivo.
2 Archivar la correspondencia.
3 Llevar control de los documentos que se prestan.
4 Transferir correspondencia al archivo inactivo.
5 Solicitar la devolución de los documentos prestados.
* Competencia de contabilidad:
1 Procesar cheques.
2 Preparar la conciliación bancaria.
3 Preparar nóminas de pago.4 Procesar depósitos bancarios
5 Manejar fondos de caja chica.
6 Controlar operaciones bancarias generales.
7 Llevar control de libros auxiliares.
* Competencia generales de oficina:
1 Atender a los visitantes.
2 Atender llamadas telefónicas.
3 Recibir y despachar mercancías.
RELACIONES INTERPERSONALES
El oficinista es el centro de la oficina y como tal,debe esmerarse en tener excelentes relaciones con los compañeros de trabajo y con las personas ajenas a la empresa. En el mundo laboral, donde existe una importante gama de relaciones interpersonales (relaciones de compañeros de trabajo, de empleado-jefe, con clientes, directores, proveedores, etc.), la habilidad de construir buenas interacciones, termina siendo una competencia que no se debe...
La oficina es el espacio que encontramos dentro de una empresa, la cual puede tener varios objetivos pero distintos entre sí. También es conocida como el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades u operaciones que en ella realizan.
LA OFICINA
Es un local dondepor lo general predominan los trabajos de tipo administrativos; en la misma se procesa la información para obtener datos que la administración requiere para la toma de decisiones de una empresa.
La oficina está compuesta por dos factores fundamentales, que son:
* Factor Humano: Son las personas encargadas de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes almanejo de información acorde con la naturaleza, objetivos y fines de la empresa.
* Factor Mobiliario, Material y Equipo: Son los instrumentos utilizados para ejecutar la información; tales como mesas, sillas, escritorios, máquinas de escribir, calculadoras, computadores, teléfonos, telex, fax, archivadores, fotocopiadoras, artículos de escritorio, etc.
Los objetivos del trabajo deinformación se obtienen integrando los recursos básicos a la aplicación de las funciones gerenciales de planificación, organización, actuación y controlen relación con los intereses de la empresa.
El tamaño de la oficina tiene que ver con la cantidad de información que se genere en la misma. Por lo general las empresas grandes se dividen en departamentos que trabajan coordinados y en los cuales serealizan una gran variedad de tareas.
COMPETENCIAS DE UN OFICINISTA
El trabajo que se genera en una oficina varía dependiendo del tamaño de la misma, ya que en una oficina pequeña una persona puede hacerse cargo de varias funciones; mientras que en una grande hay personas que tiene una labor específica. Las distintas competencias de un oficinista son:
* Competencia en el manejo decorrespondencia:
1 Recibir la correspondencia.
2 Distribuir la correspondencia.
3 Preparar paquetes y valijas para el correo.
4 Registrar la correspondencia saliente.
5 Enviar telegramas, cablegramas y fax.
* Competencia mecanográfica:
1 Cartas, memorandos y agenda.
2 Sobres para la correspondencia.
3 Formatos comerciales, facturas y cotizaciones.
4 Borradores,papeles de trabajo.
5 Informes estadísticos.
6 Documentos legales.
7 Matrices para publicar.
8 Otros documento que genere la empresa.
* Competencia en el manejo de máquinas de oficina:
1 Operar las máquinas duplicadoras y fotocopiadoras.
2 Manejar la guillotina.
3 Operar el teletipo.
4 Operar el fax.
5 Operar la máquina productora de cheques.
*Competencia de archivo:
1 Organizar el sistema de archivo.
2 Archivar la correspondencia.
3 Llevar control de los documentos que se prestan.
4 Transferir correspondencia al archivo inactivo.
5 Solicitar la devolución de los documentos prestados.
* Competencia de contabilidad:
1 Procesar cheques.
2 Preparar la conciliación bancaria.
3 Preparar nóminas de pago.4 Procesar depósitos bancarios
5 Manejar fondos de caja chica.
6 Controlar operaciones bancarias generales.
7 Llevar control de libros auxiliares.
* Competencia generales de oficina:
1 Atender a los visitantes.
2 Atender llamadas telefónicas.
3 Recibir y despachar mercancías.
RELACIONES INTERPERSONALES
El oficinista es el centro de la oficina y como tal,debe esmerarse en tener excelentes relaciones con los compañeros de trabajo y con las personas ajenas a la empresa. En el mundo laboral, donde existe una importante gama de relaciones interpersonales (relaciones de compañeros de trabajo, de empleado-jefe, con clientes, directores, proveedores, etc.), la habilidad de construir buenas interacciones, termina siendo una competencia que no se debe...
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