La org. del arc.

El proceso de clasificación es un proceso que suele ser complejo, pero si se aprende con ánimo y rigor este será más simple de lo que parece, este proceso involucra conocer la estructura orgánico funcional de una empresa, y es indispensable para identificar otros procesos que siguen en el quehacer archivístico, no obstante la clasificación funciona de forma teórico practico y a través de estetrabajo se colocaran esas pautas para llevar a cabo una buena clasificación dentro de una entidad.
La organización del archivo.
El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibidos en una organización. Hace también referencia a otras funciones, como el espacio físico donde se conservan documentos, o la oficina donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos o de la empresa.El tratamiento archivístico, por su parte, es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades, y que tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines

Según los manuales de Archivística, dentro de este tratamiento existen diversas operaciones: identificación,clasificación, ordenación, descripción, instalación y recuperación. Ahora bien, a fin de ilustrar un proceso que sea aplicable en las pequeñas y medianas empresas, vamos a esquematizar estas fases marcando unas mínimas pautas y describiendo dos ejemplos de cómo se pueden archivar los documentos que se generan en una oficina o que llegan a la misma.

Ya hemos comentado en la introducción que esimprescindible que en cada empresa se marquen unas normas que establezcan cómo deben archivarse los documentos. Con ello, se logra que todas las personas que integran esa organización sigan las mismas pautas, lo que permite que cualquier persona pueda localizar un documento en un momento dado.

La organización del archivo puede resultar muy sencilla si la primera norma que se adopta es la realización deunos cuadros de clasificación, que conocen todas las personas, y que van a servir como guía o índice para el archivo de todos los documentos. Es decir, archivaremos siguiendo esos cuadros.

Este proceso es la clasificación. Cada empresa puede elegir el modelo que más se adecúe a su naturaleza y necesidades. La clasificación se puede hacer siguiendo según múltiples criterios, dos criterios muyusados son el orgánico y funcional.

Es orgánico cuando los documentos se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. Así, si vamos a clasificar los documentos del área Comercial y ésta tiene varias secciones, cada una con su propia denominación, agruparemos los documentos de acuerdo con esas denominaciones y bajo esa estructura jerárquica.

Utilizamos el criterio funcionalcuando estructuramos de acuerdo con las funciones y actividades que lleva a cabo una institución.

Por otra parte, los cuadros deben codificarse. Existen tres clases de códigos: alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. La clasificación alfabética consiste en asignar al Cuadro una letra del alfabeto o una combinación de ellas. El numérico consiste en asignar un número a cada división del Cuadro(ejemplo: 2.1. Compras, 2.2. Expediente de adquisición de papelería).

Por su parte, el código alfanumérico es una combinación de los dos anteriores (ejemplo;
A. Compras, A-100 Adquisición de papelería).

Partiendo de este Cuadro, las carpetas de archivo (como veremos más adelante) se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Para ello es imprescindible que elCuadro de Clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña, en el caso de las carpetas suspendidas. La organización del archivo.
El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibidos en una organización. Hace también referencia a otras funciones, como el espacio físico donde se...