La Personalidad Telefonica De La Secretaria

La personalidad telefónica de la secretaria.

El teléfono es uno de los sistemas de comunicación más utilizado, ya que nos permite entablar conversaciones con otras personas, puede resultar más económico y ahorrar tiempo si el trámite no se puede hacer personalmente. Es un instrumento básico e imprescindible en toda empresa e institución y por medio de él se puede proyectar el profesionalismo ylas cualidades de la personalidad telefónica.
A todos en algún momento nos ha ocurrido que al llamar a una empresa o institución la atención es deficiente, nos hacen esperar por largo rato, nos hablan muy bajo y tan aprisa que no comprendemos la conversación, nos cuelgan de forma brusca que sentimos que fue un mal momento para llamar, pero si por el contrario; la persona que nos atiende tieneuna voz amable y servicial, hace de nuestra solicitud un asunto importante, resulta agradable y nos queda una buena impresión tanto del interlocutor como del lugar a donde se llama.
La secretaria dedica una gran parte de su jornada laboral a contestar el teléfono. Procedimientos sencillos como dar información solicitada, anotar mensajes, concertar citas, contestar alguna llamada equivocada omolesta, se deben llevar a cabo con amabilidad y claridad siendo lo más breve posible, mostrándose sincera en su actitud porque la imagen que proyecte influirá en la opinión que tengan los demás de ella y el lugar de trabajo y es ahí donde salen a relucir las cualidades más relevantes de la personalidad telefónica.
La importancia de la voz.
La voz de la secretaria a través del teléfono es la imagende la empresa o institución para quien trabaja, en muchas ocasiones la persona al otro lado de la línea sólo conocerá la secretaria por su voz.
En una conversación telefónica es importante hablar de forma clara y breve, tener un tono de voz agradable para mantener la atención de quien escucha y transmitir la impresión que se desea.
No todas las personas poseen una voz dulce, pero aunque no seposea el tono adecuado se puede perfeccionar con estudio y control. Para ello puede tomar en cuenta los siguientes aspectos:
• Control del volumen: utilizar el volumen de tono de voz justo, ni demasiado bajo para que la persona que este al otro lado de la línea entienda lo que se le está diciendo, ni demasiado alto que interrumpa a los demás y parezca que se está gritando.
• Expresión de la voz:estudie el tono y dele un énfasis adecuado a las palabras; agréguele variedad haciendo que su interlocutor sienta que habla con una persona que tiene facilidad de expresión.
• Obedezca los límites de velocidad: existe un límite de velocidad con que habla la mayoría de las personas, si es más lento la conversación será aburrida y se llevara más tiempo de esperado y si es más rápida se corre elriesgo de que no comprendan lo que se dice y tendrá que repetir continuamente.
• Hable con claridad: la nitidez es un aspecto muy importante al momento de pronunciar las palabras. Si se tiene el mal habito de brincar palabras empiece de inmediato a perfeccionar la pronunciación.
• Dé a su voz una entonación amable: es fundamental que su voz sea amable, que su interlocutor sienta que usted estáatento a lo que él dice.
Una secretaria puede transmitir mucha información de ella misma por medio de su sonoridad, timbre e inflexión de la voz. Para que la información sea positiva debe tener en cuenta aspectos como los anteriores, pero tampoco abusar porque sino su voz sonará falsa y ridícula.

Modales al contestar una llamada telefónica.
El teléfono es un aparato indispensable en cadaoficina y el timbre es el sonido de fondo en cada lugar de trabajo, para la secretaria contestar llamadas telefónicas es una de las actividades que más repite durante el día laboral, por lo tanto, hay reglas sencillas que se deben seguir.
El teléfono no se debe dejar sonar más de lo necesario, ya que resulta una descortesía hacia la persona que llama dejar que el timbre suene varias veces sin...