LA PLANEACION EN PROYECTOS

Capítulo 2 La planeación de proyectos
En este capítulo se va a continuar con el estudio de una serie de ejemplos en los cuales la pareja de herramientas
Excel y Project son muy útiles y complementarias entre sí. Los ejemplos se exponen en un orden que en cierta
forma, el autor recomienda por conveniencia, pero hay que reconocer que este ejercicio generalmente se sigue en
las empresas en un ordenque no deja de ser sino netamente exclusivo, el que la empresa lleva practicando con
algún éxito durante cierto tiempo.
De todas formas hay que reconocer el hecho de que continuamente es mayor el número de empresas en las cuales
este proceso multidisciplinario se realiza siguiendo un procedimiento formal bien establecido.

2.1Los recursos exclusivos y compartidos
Como ya se mencionó anteriormente,los costos y el volumen de trabajo a cargo de los recursos asignados a las
diferentes tareas de los proyectos, es quizás uno de los aspectos que requiere más cuidado y una mayor
influencia en el propósito de entregar a tiempo, con el menor costo posible y sin afectar la calidad del
entregable, por supuesto.
La distinción entre los recursos exclusivos y los compartidos entre varios proyectos, esposible que no aparezca
en muchos casos de manera clara, pero el énfasis en este reconocimiento se debe más que todo a la necesidad
de planear y controlar un adecuado empleo de ellos, que en el caso de ser exclusivos están más predispuestos
a un control de mayor rigurosidad por parte del respectivo gerente, mientras que los corporativos no lo son
tanto debido a que aspectos como la priorización delos proyectos actúan con cierto poder e influencia.
Es posible con Project agrupar los recursos y luego emplear elementos como los filtros para hacer que un
reporte o una vista refleje solo los valores de un grupo de recursos y no de todos. Asimismo, es posible en Excel
clasificar los datos por categorías o grupos.
Ejemplo 8
En este ejemplo, se asume que existe un estimativo inicial de los egresosque requiere cada proyecto, los cuales se
han manejado hasta ahora con Excel. Los valores resultantes surgen como consecuencia de cálculos preliminares
que posteriormente, y dependiendo de los resultados intermedios, se amplían para cubrir las posibilidades de
emplear recursos propios o la de plantear una factible financiación externa y/o acudir a contratos externos. Se
recomienda que estosestudios se hagan en un espectro de tiempo de unos cinco (5) años y se separe en celdas
aparte, lo planeado de lo ejecutado.
Una parte importante en este análisis lo constituye el estudio de los costos provenientes de recursos propios o
externos de diversa índole, es decir, financieros, de trabajo, materiales y contratos requeridos por cada proyecto.
La siguiente hoja hace parte de estos estudios:Figura 2.1 Recursos laborables y contratos de un proyecto y sus tasas diarias.
En este caso, se va a pagar comisión del 7% si el salario real mensual (calculado con base en el nominal reportado
en la columna C y luego multiplicado por un factor prestacional) es menor de $700.000 y si no, se pregunta si es
menor de $1.000.000., en cuyo caso se paga una comisión del 4%. La tasa diaria se ha calculadocon base en la
suma de estos dos posibles ingresos laborables, y finalmente, se divide todo por 22 ya que se asume que se
trabajan en promedio 22 días de cada mes.
En esta tabla se ha supuesto que algunos recursos laborables pueden tener una comisión por ventas o por otro
concepto y que ésta se le reconoce a una persona previo cumplimiento de algunos requisitos. La fórmula
empleada en elreconocimiento de una comisión dice:
=SI(D3<700000,D3*$F$1,SI(D3<1000000,D3*$G$1,0))
Aquí cabe una explicación adicional sobre la función SI() de Excel que tiene 3 operandos separados por el carácter
[,]: el primero, es la condición que se pregunta; el segundo, es la orden a cumplir si la respuesta es afirmativa; y el
tercero, es la orden que se cumple si la respuesta es negativa. Como está aquí escrita,...