La recepcion

RECEPCIÓN, ENVIO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registroposterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal delCentro de Sistemas de Información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello derecepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice elSistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en elSistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecucióndel requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro deSistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentosrelacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeracióncorrelativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas...