La Secretaria Y Las Relaciones Publicas

Cuestionario 4º Unidad RRHH

1.- ¿Cuál es la importancia de la secretaria en relación con su función de relacionadora pública?

Entre las múltiples tareas que le competen a un secretario indudablemente que una de las más relevantes es aquella que dice relación con su función de relacionador público.
Es la imagen de la empresa, y la impresión que un cliente, proveedor o visitante se forme delmismo dependerá en gran medida de la forma en que el secretario se haya proyectado hacia la visita.
La imagen de la empresa está en juego cada vez que éste se relaciona con alguien ajeno a ella, desde el saludo a un visitante, hasta la forma de contestar el teléfono.
Es fundamental, por tanto, que esté al tanto de la trascendencia de su cargo en cuanto a relacionador público, una función quecompromete no sólo a sí mismo sino que también a toda la organización donde trabaja.

2.- Defina el concepto de relaciones públicas.

Se entiende por Relaciones Públicas todas las actividades y esfuerzos planificados y realizados por un individuo o grupo para crear o mejorar las comunicaciones con otros grupos o con el público en general.
Dentro del ámbito de las relaciones públicas esnecesario considerar tres aspectos:
- Las relaciones con el público en general
- La forma como se realizan dichas relaciones
- La bondad de dichas relaciones

3.- Explique en qué consisten los fines u objetivos individuales.

Los objetivos individuales por lo general apuntan a conseguir nuevos puestos o mejores cargos dentro de la organización, lo que muchas veces resulta en que quienes obtienenlos mejores puestos no son los mejor calificados sino aquellos que han sabido manejar sus relaciones públicas adecuadamente.

4.- Enuncie 5 objetivos específicos de los objetivos empresariales.

- Crear una buena imagen de la empresa.
- Hacer llegar esa buena imagen al mayor número de personas.
- Captar clientes entre el público.
- Mantener y ampliar la cartera de clientes.
- Estar preparadopara enfrentar eventuales dificultades.
- Sacar partido de incidentes favorables.
- Mantener un alto grado de satisfacción dentro de la misma empresa.

5.- Nombre todos los requisitos que demanda la función de relacionadora pública, seleccione y explique 2 de ellos.

- Inteligencia: Debe ser capaz de adaptarse rápidamente a situaciones inesperadas y dar soluciones concretas y oportunas.
-Imaginación: Deber estar en condiciones de crear e intentar nuevas formas de relacionarse con los demás.
- Control: Ser capaz de autocontrolarse aun en las situaciones más difíciles.
- Simpatía: Irradiar amabilidad, buena voluntad y cortesía.
- Comprensión: Intención de comprender los motivos que impulsan a los demás a actuar de una manera determinada

6.- De la personalidad, nombre 3actitudes negativas que una secretaria debe evitar.

- Demostrar favoritismo por determinadas personas
- Juzgar a los demás precipitadamente
- Ser impaciente y temperamental
- Comentar información confidencial

7.- Enuncie 3 aspectos positivos que deba poseer la personalidad de una secretaria.

- Interés y preocupación por los demás
- Tacto y discreción para atender al público
- Equilibrio ycontrol emocional
- Actitud amistosa, amable y confiada
- Escuchar con atención

8.- Seleccione 4 consideraciones generales respecto de cómo atender citas y reuniones.

- En el caso de una cita concertada, el visitante debe preocuparse de llegar puntualmente, y ojalá con unos cinco o diez minutos de anticipación. Si la visita llega antes, hay que organizar su espera, pero si llega a la horase le debe hacer pasar de inmediato.
- Antes de recibir a uno o más visitantes hay que asegurarse de hayan suficientes sillas en la sala de reunión, tener preparada toda la documentación que se va a utilizar, y sacar todo aquello que sea irrelevante o confidencial.
- Al llegar los visitantes, tanto los hombres como las mujeres deben ponerse de pie para saludar y será la persona mayor o la mujer...