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Proceso del manejo de la información difusa
El proceso tiene que abarcar toda la organización y es punto clave el que se implemente desde la alta dirección de la empresa, quien es la encargada de plantear las necesidades de información de la organización desde el punto de vista estratégico.

Necesidad de información

Es aquí donde nace la inquietud por el conocimiento sobre:

- Entornointerno y externo de la empresa:

Reconocer las situaciones ambientales, socioculturales, la posición que tiene la competencia, planes de mercadotecnia, situaciones laborales, economía nacional, local, etc.

- Intereses y objetivos organizacionales

Intereses, necesidades, inquietudes o carencias de la propia organización para así lograr establecer objetivos y metas organizacionales.

-Clientes y/o usuarios

Principalmente para tener el conocimiento de las necesidades que la organización pretende satisfacer

- Sistemas de producción y/u operación

Son los sistemas en los que se centra la capacidad y éxito de la empresa ya que estos sistemas son los que se encargan de proveer de productos a los clientes, por lo que la información que se refiere a los sistemas es muyimportante ya que se debe de contar con el ideal para el tipo de necesidades a satisfacer.

- Tecnología

La información sobre la tecnología debe estar al día y a la vanguardia ya que se pueden ahorrar costos de producción y pueden hacer mas eficiente la atención al cliente.

Búsqueda de información

Para la búsqueda de la información se debe de tener muy en claro cuáles son las necesidades deinformación, es aconsejable elaborar un cronograma de actividades que contenga:

- Las tareas para alcanzar los objetivos organizacionales.

- Ordenar las actividades con orden lógico de acción.

- Determinar los medios y recursos a utilizar.

- Determinar el tiempo de ejecución.

Es necesario reconocer las instituciones que manejan el tipo de información que nos interesa como por ejemplo:INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información

INFOMEX: información pública del Gobierno Federal.

INFONAVIT: instituto de Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores

Se deben definir estrategias, armar mapas de prioridades y tácticas de búsqueda para no trabajar de más y ahorrar tiempo, además es aconsejable reconoceralgunas de las características de los motores de búsqueda en internet para agilizar aun más la búsqueda de la información.

Obtención de todo tipo de información (información difusa).

Durante el proceso donde surge la necesidad de información y posteriormente se busca obtenerla, es muy común que el resultado es una gran cantidad de información, sin clasificar, desorganizada, inestable, conla impresión que carece de fondo y forma.

Para determinar si la información obtenida es difusa se deben plantear los siguientes cuestionamientos:

¿Es adecuada a las necesidades del negocio o empresa?

¿Es lo suficientemente accesible para aquellos miembros de la organización que la necesitan tomando en cuenta el momento y lugar adecuado?

¿Es precisa y completa?

¿Es segura refiriéndosea accesibilidad, integridad y confiabilidad?

¿Presenta o no duplicidades?

Uso de herramientas para localizar y obtener información clara y precisa

Para hacer frente a tanta información, y a tal desorganización, es aconsejable implementar algunas herramientas que harán de ese gran “cuasimodo” una importante fuente de información.

- Identificar las palabras clave

- Conocer y aplicartécnicas de lectura rápida

- Aplicar alguna técnica de selección para resaltar las ideas principales

- Elaborar fichas de contenido

- Usar índices y buscadores temáticos

- Preguntar a personas expertas en el tema

- Implementar un método que registre, concentre, clasifique, organice y jerarquice la información.

- Asignar personal en la organización que se haga responsable de...