La Valoracion Documental
Páginas: 6 (1446 palabras)
Publicado: 6 de octubre de 2011
Tatiana Andrea Rengifo Quintana
Rengifo.tatiana@gmail.com
ESTUDIANTE SISTEMAS DE INFORMACION Y DOCUMENTACION.
UNIVERSIDADA DE LA SALLE
VALORACION DOCUMENTAL
“Dualidad entre el hoy y el ayer”
Uno de los mayores retos profesionales a los que nos enfrentamos los archivistas al salir de la academia, es demostrar que somos capaces de administrar y hacer que toda la información de lacompañía sea útil en los momentos que se requiera, pero en general las organizaciones nos contratan para realizar lo que se ha convertido en el producto que nos caracteriza, las tan nombradas Tablas de Retención Documental TRD.
Aunque las compañías creen que es solo cuestión de días elaborarlas y aplicarlas es mucho más complejo que eso, ya que determinar el valor de los documentos requiere deconocimiento y experiencia, muchos países incluyendo Colombia han trabajado arduamente para tener unos criterios que faciliten la valoración documental que aunque tienen que ver con las TRD no lo son todo.
De esta manera en algunos países con más premura que en otros se han creado entidades responsables de decidir sobre los documentos ya sea por intereses históricos y malas experiencias enperdida de información relevante para reconstruir el pasado o por los incontrolables volúmenes de documentos que dificultan las labores administrativas y retrasan el progreso de las organizaciones y aunque suene altruista de un país.
Hay varias definiciones sobre valoración documental dependiendo de los contextos que enmarcan a los países por ejemplo España vista desde la autora Pilar Faci definela “valoración como el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales[1]”
México dice que “consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación”.
Estas dos definiciones tienenvarias coincidencias en que la valoración documental es un análisis en que se establecen plazos para la transferencia conservación eliminación y acceso de los documentos o series documentales, en Colombia se evidencia la adopción de estos conceptos con predominancia españoles, sin embargo como señala José Bernal Rivas Fernández, “el enfoque sobre la valoración no debe verse reducido a laelaboración de tablas de plazos de conservación sino como todo un cuerpo teórico producto de una profunda reflexión[2]”, en donde hay que considerar todos los elementos, ya que lo que puede funcionar para un país o una organización tal vez para otra no sea ideal, y esto solo se puede determinar realizando un estudio detallado que lleve a estas conclusiones.
Con lo anterior se puede inferir que existenvarios conceptos de valoración documental y aunque en países como Australia, Alemania, e incluso Inglaterra no se encuentran definiciones explícitas al revisar la teoría sobre el tema si existen criterios y valores documentales que facilitan la organización, identificación y valoración de los fondos, estas guías o reglas que se aplican tienen varias similitudes en Australia, Alemania, Colombia,EEUU, España, Francia, Inglaterra y México.
Por ejemplo el criterio normativo en el cual se tiene en cuenta la legislación que aplica a las instituciones, organizaciones, agencias, federaciones o como se denominen según el caso, está más fundamentado en países como Colombia, Australia y Francia, ya que dependiendo de la obligatoriedad en la presentación de pruebas para el estado, se establecenclaramente los plazos de conservación para suplir estas necesidades de información.
La Frecuencia de consulta como se conoce este criterio en Colombia, también es aplicado por Australia que tiene claro que todos los records podrán ser consultados en el momento que se requiera, teniendo en cuenta los parámetros de la tabla de accesos y seguridad, por su parte en Alemania prima la preocupación...
Rengifo.tatiana@gmail.com
ESTUDIANTE SISTEMAS DE INFORMACION Y DOCUMENTACION.
UNIVERSIDADA DE LA SALLE
VALORACION DOCUMENTAL
“Dualidad entre el hoy y el ayer”
Uno de los mayores retos profesionales a los que nos enfrentamos los archivistas al salir de la academia, es demostrar que somos capaces de administrar y hacer que toda la información de lacompañía sea útil en los momentos que se requiera, pero en general las organizaciones nos contratan para realizar lo que se ha convertido en el producto que nos caracteriza, las tan nombradas Tablas de Retención Documental TRD.
Aunque las compañías creen que es solo cuestión de días elaborarlas y aplicarlas es mucho más complejo que eso, ya que determinar el valor de los documentos requiere deconocimiento y experiencia, muchos países incluyendo Colombia han trabajado arduamente para tener unos criterios que faciliten la valoración documental que aunque tienen que ver con las TRD no lo son todo.
De esta manera en algunos países con más premura que en otros se han creado entidades responsables de decidir sobre los documentos ya sea por intereses históricos y malas experiencias enperdida de información relevante para reconstruir el pasado o por los incontrolables volúmenes de documentos que dificultan las labores administrativas y retrasan el progreso de las organizaciones y aunque suene altruista de un país.
Hay varias definiciones sobre valoración documental dependiendo de los contextos que enmarcan a los países por ejemplo España vista desde la autora Pilar Faci definela “valoración como el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales[1]”
México dice que “consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación”.
Estas dos definiciones tienenvarias coincidencias en que la valoración documental es un análisis en que se establecen plazos para la transferencia conservación eliminación y acceso de los documentos o series documentales, en Colombia se evidencia la adopción de estos conceptos con predominancia españoles, sin embargo como señala José Bernal Rivas Fernández, “el enfoque sobre la valoración no debe verse reducido a laelaboración de tablas de plazos de conservación sino como todo un cuerpo teórico producto de una profunda reflexión[2]”, en donde hay que considerar todos los elementos, ya que lo que puede funcionar para un país o una organización tal vez para otra no sea ideal, y esto solo se puede determinar realizando un estudio detallado que lleve a estas conclusiones.
Con lo anterior se puede inferir que existenvarios conceptos de valoración documental y aunque en países como Australia, Alemania, e incluso Inglaterra no se encuentran definiciones explícitas al revisar la teoría sobre el tema si existen criterios y valores documentales que facilitan la organización, identificación y valoración de los fondos, estas guías o reglas que se aplican tienen varias similitudes en Australia, Alemania, Colombia,EEUU, España, Francia, Inglaterra y México.
Por ejemplo el criterio normativo en el cual se tiene en cuenta la legislación que aplica a las instituciones, organizaciones, agencias, federaciones o como se denominen según el caso, está más fundamentado en países como Colombia, Australia y Francia, ya que dependiendo de la obligatoriedad en la presentación de pruebas para el estado, se establecenclaramente los plazos de conservación para suplir estas necesidades de información.
La Frecuencia de consulta como se conoce este criterio en Colombia, también es aplicado por Australia que tiene claro que todos los records podrán ser consultados en el momento que se requiera, teniendo en cuenta los parámetros de la tabla de accesos y seguridad, por su parte en Alemania prima la preocupación...
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