La Vida Humana
Páginas: 10 (2280 palabras)
Publicado: 6 de junio de 2012
SISTEMA NUMERICO
La ordenación numérica es la base del sistema que estudiaremos en este capítulo. Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el
Archivo alfabéticomisceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números dé código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en uncatálogo
• Auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:
1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez
que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
Permiten una expansiónconveniente, porque los números no tienen límite.
Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo.
El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de loscorresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.
ORGANIZACIÓN
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas.
Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas:
a) En posición escalonada de izquierda hacia derecha.
b) En las posiciones 1a y 2a, y todos los membretes de los expedientes en latercera o cuarta posición.
Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el ordencronológico.
ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELANEO
Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético (véasefigura 6.4). Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una "M" en el extremo superior derecho.
Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.
CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS
Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como sunombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una "M" si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos qué cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número,
en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la "M"por el numérico.^. - '
El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número.
Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado "M" y almacenado en el archivo alfabético misceláneo (2). Tan pronto como se acumulen cinco documentos de este corresponsal (3), se consulta el índice de tarjetas (4). Se le...
La ordenación numérica es la base del sistema que estudiaremos en este capítulo. Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el
Archivo alfabéticomisceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números dé código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en uncatálogo
• Auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:
1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez
que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
Permiten una expansiónconveniente, porque los números no tienen límite.
Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo.
El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de loscorresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.
ORGANIZACIÓN
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas.
Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas:
a) En posición escalonada de izquierda hacia derecha.
b) En las posiciones 1a y 2a, y todos los membretes de los expedientes en latercera o cuarta posición.
Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el ordencronológico.
ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELANEO
Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético (véasefigura 6.4). Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una "M" en el extremo superior derecho.
Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.
CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS
Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como sunombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una "M" si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos qué cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número,
en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la "M"por el numérico.^. - '
El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número.
Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado "M" y almacenado en el archivo alfabético misceláneo (2). Tan pronto como se acumulen cinco documentos de este corresponsal (3), se consulta el índice de tarjetas (4). Se le...
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