Laboratorio No 4

Laboratorio 4: Introducción a ACCESS 2007
0 Conceptos básicos
En esta sección se presentan los conceptos básicos que debe conocer para el desarrollo del laboratorio.
0 Base de datos
Una base de datos es un conjunto de registros que están organizados para un uso determinado. Las bases de datos de Access2007 tienen la extensión .accdb para que el ordenador las reconozca como tal.

Todos lossistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, el sistema trata todos los datos en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de formaque a partir de los datos de la tabla de CLIENTES, podamos obtener información sobre los pedidos.

1.2 Tablas de datos
Una tabla de datos es el objeto de Access2007 que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos como el Nombre de Cliente, Dirección, Nº dePedidos, entre otros; el conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro y así sucesivamente.


Ilustración 1: Tabla cliente. Distinción entre registro y campo

1.3 Consultas
Una consulta es el objeto de Access2007 que proporciona una visión personal de los datosde las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, entre otras; sin embargo, en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 28010.

1.4 Formularios
Un formulario es el objeto de Access2007diseñado para la escribir, modificar o mostrar los datos de las tablas o de una consulta; también se pueden usar para controlar el acceso a los datos, definiendo qué campos de datos se van a mostrar. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introducir por ejemplo los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Ilustración 2:Ejemplo de formulario de Clientes. Este es un formulario dividido porque muestra dos vistas: una de Formulario y otra de Hoja de Datos

1.5 Informe
Un informe es el objeto de Access2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Ilustración 3: Ejemplo de informe, se puede definir amano un boceto del informe y reproducirlo en Access
1 Ejercicios

0 Ejercicio 1: Crear una Base de Datos
0 Ir al Botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
1 Elegir en el menú Nuevo
2 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. La llamaremos curso. Debajo del recuadro se puede observar la ruta en donde se estáguardando, si se desea cambiar se debe hacer clic en el ícono de la carpeta.



3 Hacer clic en el botón Crear
4 Automáticamente se creará nuestra base de datos curso a la cual Access2007 asignará la extensión .accdb. Aparecerá creada una tabla por defecto.
En los siguientes ejercicios veremos cómo darle contenido a esta Base de Datos recién creada que hemos llamado curso.
1 Ejercicio 2: Crear Tablasde Datos
Aquí veremos cómo crear tablas de datos (principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas) para poder introducir los datos en la base de datos y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access2007.

Para crear tablas de datos podemos utilizar dos métodos: utilizando el asistente que va guiando paso por...