Lagrange





INTRODUCCIÓN

El presente proyecto está basado en la investigación realizada en la empresa, Productos Avon de Guatemala, cuyos objetivos son: ser la compañía líder en productos de belleza para la mujer, brindar el mejor servicio en venta de cosméticos, brindar la mejor atención personalizada al cliente y mantener el liderazgo alcanzado.
Se eligió la problemática del Sistemade Control de Surtido de Productos para el desarrollo del trabajo debido al constante problema de baja productividad y mala calidad en el armado de pedidos,
La oficina encargada del control de pedidos y de atender las necesidades de los empleados es la oficina de Surtido y Surtido, pero ésta se ve limitada en el desenvolvimiento de sus funciones ya que afronta diversos problemas ensu organización y falta de comunicación y apoyo de los jefes.
Se realizó una encuesta como muestra para medir la profundidad del problema, y se detectó que la mayoría de empleados está inconforme pues a muchos se les lleva una estadística de errores y aducen que lo que falta es un sistema que ayude a controlar esta ineficiencia, lo que trae como consecuencia cansancio físico, mal humor,y como consecuencia un armado deficiente de pedidos y posteriores reclamos del campo.
Se recomienda a la empresa implementar un “SISTEMA DE CONTROL DE SURTIDO DE PRODUCTOS” para eliminar el problema existente y elevar la productividad de la empresa.



Departamento a automatizar: Surtido de Productos.

El departamento de Surtido y Surtido es un departamento administrativo deProductos Avon de Guatemala, en donde su función principal es: el armado de pedidos de las consejeras de toda Centroamérica y atender las reclamos, ajustes, etc de de todas las representantes de ventas en los diferentes países del área, elaborando constancias de recepción, certificados de uso, boletas de pago, creditos, etc.


Funciones Habituales del Departamento:

Elaboración de listado depedidos: Las consejeras toman el pedido de las representantes en forma manual,luego llevan esta información al departamento de servicio al cliente en donde es consolidada para luego ser enviada al departamento de IT en donde se realiza la facturación y armado de pedidos.

Inventario: De acuerdo a las cantidades de unidades que se proyecta vender los agentes de compra realizan la solicitud delas diferentes mercaderías a comprar para su posterior venta.


Control de Devoluciones: Al no encontrar a las representantes a la hora de entregar el pedido se consolidan en una bodega para darle un máximo de tres días para que vayan a recoger su pedido si en este tiempo no llegan se envían los productos a bodegas centrales en donde se desmantelan y los productos son ingresados a bodega y lasfacturas al departamento de IT en donde realizan los debitos y créditos que correspondan, obviamenmte el departamento de contabilidad y finanzas dan el seguimiento que corresponde







Organigrama Funcional:






Problema:
El surtido de lo productos se realiza basicamente de la siguiente forma: Se pasan hojas impresas con el pedido de la consejera, el cual el empleado coloca enuna caja, de acuerdo al producto que el esta encargado de surtir, luego pasa la caja con el producto a siguiente empleado para que de igual forma coloque en la caja el pedido de acuerdo a lo que el surte, cuando se termina el pedido, se pasa al proceso de verificación, que tambien es manual.

El problema radica en que la recolección de toma de pedidos y el armado de los mismos es muy manual es decarácter urgente que se automatice esta área ya que el crecimiento por entrar ala mercado regional es voluminoso y de no reaccionara cabe la posibilidad de que perdamos una buena porción de consejeras y por no prestar un buen servicio



Si se resuelve el problema:
Se disminuirá el tiempo de proceso, se mejorara la calidad de los pedidos y las consejeras realizaran su entrega en tiempo,...