Las bodegas y su contabilidad

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Artículo publicado por ACE revista de enología. http://www.acenologia.com

Gestión informática global de la bodega
Por Carlos Marco Director de Visual Software s.l. Introducción La informática está presente en todos los ámbitos de nuestra vida tanto en el personal como profesional. Es difícil pensar en una empresa que carezca de ordenadores para controlar la gestión interna, inclusoempieza a ser extraño encontrar familias que no posean un ordenador personal y que se conecten a Internet para efectuar las más diversas consultas, para chatear, para contratar viajes, servicios, etc... La vertiginosa evolución del software y el hardware no tiene parangón en ninguna otra área de actividad, recordemos que hace apenas treinta años solo las grandes entidades bancarias, junto a lasmultinacionales, disponían de inmensos centros de cálculo para efectuar operaciones que un PC actual es capaz de realizar con mayor celeridad y seguridad. La tendencia general de la informática es la de eliminar las islas de información permitiendo a un usuario acceder a todo tipo de datos sin que tenga que preocuparse de las tecnologías que está utilizando para llegar a los mismos, en este sentido seestá orientando toda la industria del software, empezando por las herramientas de desarrollo. En este panorama global orientado a la información todavía quedan islas totalmente desconectadas de los continentes que representan las áreas de la empresa destinadas a facturar, controlar stocks, flujos de caja, etc... Uno de los ejemplos más palpables es la isla “habitada” por los enólogos, que en más deuna ocasión parece que se han aislado como medida de protección ante esta globalización de la información. Hoy en día es fácil encontrar enólogos con libretas escritas a mano u hojas de cálculo que muestran complejos jeroglíficos muy elaborados y de difícil comprensión para cualquier lector. Necesidades globales Las bodegas, como empresas que elaboran un producto destinado al consumo humano, con lapeculiaridad de contener alcohol, están cada vez más sometidas a la inspección y solicitud de información por parte de las distintas administraciones. La administración está intentando homologar algún software que permita llevar los libros informatizados. De ahí a solicitar el envío de los libros en soporte magnético o vía Internet hay tan solo un pequeño paso. La socorrida solución de tener ungestor externo que se encargue de la cumplimentación de los citados libros es cada vez menos justificable para una empresa moderna. La tan traída y llevada “trazabilidad” es hoy en día un requerimiento irrenunciable. Es imprescindible conocer con exactitud la procedencia de toda la materia prima y de los componentes, los procesos de elaboración efectuados, las ubicaciones (depósitos, barricas,...)por las que ha pasado un vino. Los enólogos son los primeros interesados en disponer de esta información en tiempo real y permanentemente actualizada, de conocer en todo momento el estado actual de las distintas ubicaciones, de los vinos en sus distintas fases y en muchos casos, por supuesto, del estado de los viñedos. Los gestores de las bodegas necesitan conocer con exactitud y poder analizar elcoste del producto desde la viña hasta la botella. Aspectos como las mermas, el régimen suspensivo del I.V.A. o el impuesto especial sobre el vino (por el momento a tipo cero) tienen cada vez más relevancia en la gestión de la bodega y, como no, en las relaciones de esta con la administración. Necesidades peculiares Los enólogos no escapan a esta necesidad global de información en tiempo real,necesitan conocer al detalle la historia de cada vino

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para poder detectar y corregir con celeridad defectos productivos, depósitos o barricas en mal estado, tratamientos a efectuar, e incluso conocer con exactitud la disponibilidad de materias auxiliares. La tecnología pone a nuestro alcance todo tipo de aparatos de precisión para que el azar juegue el mínimo papel en el tratamiento...