Las Características De Los Procesos y Los Principios De MoDernización

Universidad Autónoma de Nuevo León
FCQ.IIA

Ingeniería de Métodos I

Reporte No. 9
“Las Características de los Procesos y los Principios de Modernización”

Cd. Universitaria 27 de Marzo del 2012

LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS
Es muy significativo que la gerencia esté atenta con todo lo concerniente a la gestión de procesos, su integración, operatividad, eficiencia de tal formaque ellos permitan alcanzar los objetivos establecidos.
De aquí entonces la importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, a que estos se pongan en marcha se determine no solamente lo que represente en pro de la empresa y todos sus actores involucrados, sino que se sepa cuáles son sus características, alcance, ventajas.
Para lograrlo debemos comprender claramente varias característicasde los procesos de la empresa:
* FLUJO. Los métodos para transformar el input en output.
* EFECTIVIDAD. Cuán bien se satisfagan las expectativas del cliente.
* EFICIENCIA: Cuan acertadamente se utilizan los recursos para generar un output.
* TIEMPO DEL CICLO. El lapso necesario para transformar el input en output.
* COSTO. Los gastos correspondientes a latotalidad del proceso.

* FLUJO
Con frecuencia el proceso documentado por el EMP (diagrama de flujo para la totalidad de la empresa) no corresponde a lo que realmente acontece en la organización. Los empleados se desvían del proceso por varias razones; por ejemplo:

1. Los empleados malinterpretan los procedimientos.
2. No conocen los procedimientos.
3. Descubren una manera mejor de hacer lascosas.
4. Es difícil poner en práctica el método documentado.
5. Les falta entrenamiento.
6. Se les entrenó para realizar la actividad en forma diferente.
7. No cuentan con las herramientas indispensables.
8. No disponen del tiempo suficiente.
9. Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
10. No comprenden por qué deben seguir los procedimientos.

También es posible que el EMPhaya elaborado en forma incorrecta el diagrama de flujo del proceso. La única forma de comprender realmente lo que sucede en los procesos de la empresa es a través de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisión del proceso.

A fin de prepararse para la revisión del proceso, el EMP debe asignar miembros del equipo a lasdiferentes partes del proceso. Las personas que se asignan al ER (miembro del equipo de revisión) deben tener algún conocimiento de la actividad que les corresponderá evaluar. Esto facilita la revisión y verificación del flujo del proceso.

Cada ER debe:

• Estar muy familiarizado con toda la documentación existente y pertinente al proceso.
• Acordar con el jefe del departamento las entrevistas consu personal
• Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso
• Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para determinar cuál deberá ser la mejor operación estándar.

El ER debe comprender lo que está sucediendo en el proceso y ser capaz de expresarse en términos que sean pertinentes a lapersona que realiza la actividad. A lo largo de la revisión el ER tendrá la oportunidad de elaborar una lista de las tareas que se requieren para sustentar cada actividad.

El EMP debe preparar un cuestionario de revisión del proceso para reunir la información necesaria acerca de éste. Las preguntas típicas podrían ser las siguientes:

• ¿Cuáles son los inputs que se requieren?
• ¿Quéentrenamiento recibió usted?
• ¿Qué hace usted?
• ¿Cómo sabe usted que su output es bueno
* ¿Qué retroalimentación recibe usted?
• ¿Quiénes son sus clientes?
• ¿Qué le impide realizar un trabajo libre de errores?
• ¿Qué cosas cambiaría usted si fuese el jefe?

Se deben acordar reuniones con cada uno de los colaboradores a través de los jefes de departamento.
Los resultados de la revisión del...