Las cartas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
REGIONAL CESAR

ELABORACION DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCION

Las políticas de simplificación administrativa y de racionamiento del trabajo para dar respuestas adecuadas y oportunas a los usuarios de la correspondencia, han orientado la elabora¬ción de esta y las siguientes guías que recogen las normas y procedimientos emanados del ICONTEC, locual constituye un aporte para la organización y unificación de la información que manejan cada una de las entidades.

Estas ayudas están descritas de una manera clara y senci¬lla, con ejemplos prácticos y diagramas que facilitan su comprensión por parte de los oficinistas que requieran usarla como guía para el desarrollo de las funciones relacionadas con la correspondencia.

La aplicación de lasnormas contenidas en estas guías, contribuye a la disminución de tiempos y costos, brinda una excelente respuesta a las necesidades y objetivos de la empresa moderna, para contribuir de esta forma al mejoramiento institucional de la calidad.

Además, mediante la aplicación de lo dispuesto, se contribuye a la adecuada conservación de documentos que conforman la memoria y la historia de laempresa.

CONCEPTO Y CLASIFICACION DE CORRESPONDENCIA

Se entiende por correspondencia, la comunicación escrita entre dependencias de la empresa y entre ésta y el medio externo.

Clasificación de la correspondencia

Según su destino, la correspondencia se clasifica en:

 Correspondencia interna
 Correspondencia externa

Correspondencia interna

Es aquella que se utiliza paracomunicaciones entre las diferentes dependencias de la empresa, o con sucursales situadas en la misma o en diferente ciudad.

Para correspondencia interna se utilizan: El memorando, comunicación interna o razonero, mensaje telegráfico, circular interna e informe.

Correspondencia externa

Es la que se dirige a personas o entidades diferentes a la empresa.

Igualmente, la que se dirige a funcionariosde la Entidad, cuando se tratan asuntos relacionados con su situación laboral, tales como solicitud de vacaciones, permisos, licencias, trasla¬dos, llamadas de atención, felicitaciones.

Para la correspondencia externa se utilizan: carta, mensaje telegráfico, circular externa.

Existen otros documentos que suelen usarse indistintamente en la correspondencia interna, externa o personal yson: acta, hoja de vida, constancia, certificado.

RECOMENDACIONES GENERALES
PARA LA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA

Uso de mayúsculas

Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.

Es conveniente tildar las palabras escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran o se preste para confusión.

Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato, no se debeexagerar su uso.

En español se escriben con minúscula los días, meses, puntos cardinales y estaciones del año, excepto después de punto y a comienzo de párrafo.

Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, cargos y dependencias. Sin embargo, se debe distinguir el nombre propio del término genérico. Ejemplo:

Nombre propioTérmino genérico

Estimado Señor: Estimado señor Lima:
Banco Santander Gracias a los bancos, las empresas...
Gerente de Ventas Habrá reunión de gerentes...

División silábica y mecanográfica

Para efectuar división silábica (la que determina el idioma) o mecanográfica (la que se efectúa al final de un renglón, porque no cabe completa unapalabra cuando se utilizan equipos que no permiten justificar), el signo que se emplea es el guión (-). Debe ser sólo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra.

Para la división silábica: Separar las palabras conforme a las reglas de la gramática. Es incorrecto separar una sílaba y no colocar el guión. No marcar doble guión o rellenar espacios con el guión. No colocar raya debajo...