Las cuentas por cobrar y el control interno

INTRODUCCIÓN

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan activos adquiridos que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo. En las cuentas por cobrar es imprescindible el control interno ya que este comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que losactivos, en este caso las cuentas por cobrar estén debidamente protegidas, que los registros contables de estas sean fidedignas y que la actividad de las cuentas por cobrar se desarrollen eficazmente.

Con ayuda del Controles Internos se busca la seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados sin errores o posibles fraudes. A continuación se presentaran las característica dela cuentas por cobrar, tipos de cuentas por cobrar, su clasificación, los aspectos más relevantes y la importancia de un control interno eficiente.

LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto,la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en laplaneación de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Las cuentas por cobrar están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operacionesnormales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.

ORIGEN LAS CUENTAS POR COBRAR

Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como préstamos a accionistas y afuncionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.

Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente tienencaracterísticas especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial del activo no circulante.

LA CUENTAS POR COBRAR Y SU CLASIFICACIÓN

Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata: Corto Plazo Y ALargo Plazo.

Corto Plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

Largo Plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Patrimonial como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Pueden subclasificarse deacuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de Clientes

b) A cargo de Otros Deudores
EL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR
• Facturación
• Pagos
• Nota de Crédito
• Cuentas Incobrables

FACTURACION
Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al...