Las formas o formularios

LAS FORMAS O FORMULARIOS EN LAS ORGANIZACIONES.

INTRODUCCIÓN.
En este capítulo se desarrollará los alineamientos fundamentales para analizar, diseñar y controlar las formas en su concepción más sencilla y clara. Debido al gran volumen de información que existe en la organización, se necesita manejar formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otro modo, la proliferaciónindiscriminada de datos podría entorpecer o retrasar las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales. Por costos administrativos se entiende el aumento de las cargas de trabajo derivado del manejo excesivo de información y la complicación de las acciones debida al volumen de papelería necesario para su desahogo.
La eficacia con que se atiende los aspectos relacionadoscon las formas en una institución repercute directamente en la fluidez y precisión con que puede hacerse frente prácticamente a todos los asuntos relativos al desarrollo de procesos, la ejecución de funciones, instalación y/o venta de productos.

CONCEPTO.
Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general contienen información fija y espacio para incluirinformación variable.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

OBJETO DE SU UTILIZACIÓN.
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo decualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos.

PROPÓSITO DEL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS.
• Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
• Conocer el numero exacto requerido
• Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
•Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
• Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidas o ambas.
• Normalizar las que se encuentren en uso con diseño elaborados técnicamente.
• Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
• Economizar mediante la nacionalización del uso y diseño.
• Contar con un catalogo de formasacorde con las necesidades de la organización.
• Mantener un control de calidad de su producción o compra.
• Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.

IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS O FORMAS.
Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones sonnumerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:
• Su contenido.
• La cantidad de ellas que se utilizan.
• El costo que representan.
• El grado en que permiten imprimir celeridad ycohesión a las acciones.
• Su función como vehículo para generar y transmitir información.

ANÁLISIS.
Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales-tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso y consideraciones funcionales, identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos, deben considerarse los siguientesaspectos:
• Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
• Duplicación de formas para un mismo fin.
• Exceso de formas de poco uso.
• Formas con un número de copias innecesarias.
• Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
• Formas para...