Las minutas

Las minutas de la reunión son las notas oficiales que registran lo que ocurrió en una reunión de los miembros o de los fiduciarios de una organización. El libro en el que se guardan las minutas deuna organización es la memoria, recolección, y archivo oficial de las decisiones de la organización. De esta forma, las minutas se convierten en el archivo legal de las acciones tomadas y los planesllamados en el trabajo en curso de la organización.
Cualquier organización con una carta constitucional legal, organizada por una constitución y reglamentos, o que actúa en nombre de un grupo másgrande de miembros, debe mantener minutas de todas sus reuniones. Sujetas a cualquier limitación prescrita en los artículos de incorporación y que no sean prohibidas por la ley, las minutas están abiertasa todos los miembros de la organización.
Las minutas son la historia de la organización y su plan de acción para el futuro. Contienen las decisiones pasadas y los actos oficiales para que en elfuturo puedan ser consultados para obtener información y guía. Expresan la voluntad de los miembros presentes sobre los planes, reglas, y actos específicos.
Las actas son notas sobre lo que sucedió en lareunión: qué se debatió y decidió, qué va a hacer cada uno y cuándo tendrá lugar la siguiente reunión. Las actas son útiles ya que se le pueden dar a la gente que estuvo ausente en la reunión y sirvencomo registro posterior.
El secretario de la reunión se convierte en la memoria del grupo a partir de las intervenciones de los participantes y del registro que él realiza de la reunión.
Su tareaconsiste en conservar cuanto ocurre y se dice en la reunión y tener esa información a disposición de quienes quieran saber lo que sucedió en la junta. El que un grupo tenga secretario para tomar notaspresenta numerosas ventajas:
• Hace que los asistentes se centralicen en el tema específico .
• Brinda a los participantes la perspectiva de recapitular los contenidos y métodos de trabajo...