Las Normas T Cnicas Colombianas

Las Normas Técnicas Colombianas, tienen como objetivoprincipal crear herramientas que faciliten la gestióndocumental en las empresas oficiales privadas, con el fin desimplificar y organizar la presentación y el manejo de suscomunicaciones.Las Normas deben verse como guías flexibles que permitan suadaptación a las necesidades y características de cada empresa y a su vez, contribuyan a ladisminución de tiempos y costos conbuena calidad.La NTC 3393, fue ratificada por el Consejo Directivo el 21 deAgosto de 1996. Esta norma esta sujeta a ser actualizadapermanentemente con el objeto de que corresponda en todomomento a las necesidades y exigencias actuales.

¿ QUE ES UNA CARTA?¿ QUE ES UNA CARTA?
Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una personaenvía a otra para comunicarse con ella.
¿QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?
Comunicación escrita que se utiliza en las relacionescomerciales entre empresas o personal naturales;igualmente, en las relaciones entre las empresas y susempleados. ( R.A.E.)

 
DEFINICIONES
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Acrónimo:abreviatura conformada por diferentes letras,iniciales o no de una razón social.
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Anexo:documento o elemento que acompaña la carta.
Apostrofe:Signo ortográfico ( ‘ ) que, para efectos de estanorma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican unmillón.
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Asunto:Síntesis del contenido de la carta.
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Copia:Fiel reproducción de un documento
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Datos del remitente:Razón social, logotipo, ciudad, dirección,apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT dequien envía la comunicación
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Despedida: Palabra o frasefinal de cortesía.
 
Destinatario:Persona o grupo a quien se le dirige la comunicación.
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Encabezado:línea de identificación para indicar la continuidad deldocumento.
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Espacio:Distancia horizontal de escritura.
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Estilo:Orden en la distribución de las diferentes líneas queconformen la carta.
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Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
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Interlínea:Distancia vertical entre dosrenglones. Por extensiónse le denomina renglón.
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Líneas especiales:Anexos e Identificación del transcriptor.
Logotipo:Símbolo que identifica a una empresa.
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Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos queidentifican a una persona natural o jurídica.
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Modelo:Esquema de distribución de zonas, que le permite a laempresa la diagramación de su papelería.
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Número o referencia:Identificaciónconsecutiva deldocumento
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Razón social:nombre que identifica a una empresa.
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Remitente:nombre, apellidos y cargo del firmante.
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Renglón:(línea de texto): serie de palabras o caracteresescritos en sentido horizontal.
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Saludo o vocativo:línea de cortesía.
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Sigla:abreviatura conformada por las letras iniciales decada palabra de una razón social.
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Texto:cuerpo del mensaje.
Transcriptor:persona responsable de digitar eldocumento.
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Zona:espacio predeterminado para la ubicación de unconjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACION
Para un cumplimiento total y efectivo de esta norma seestablecen dos (2) Modelos para la diagramación de laprimera hoja y dos Estilos.-ModelosModelo 1 : Consta de tres zonas. En las zonas 1 y 2 seresaltan los datos del remitente. La zona 3 se dejalibrepara el sello de registro o fecha de recibo.Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 seimprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamosara la misma función del Modelo 1.

-EstilosBloque Extremo: Todas la líneas parten de el margenizquierdo.Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto, firma y cargo secolocan partiendo del centro del escrito hacia el margenderecho.

REQUISITOSREQUISITOS-MárgenesSuperiorEntre 3 y 4 cmInferiorEntre 2 y 3 cmLat. IzquierdaEntre 3 y 4 cmLat. DerechaEntre 2 3 cm

-ZonasZona 1:Destinada para la impresión de la razón social de laempresa (Sigla o acrónimo, logotipo y NIT). Para esta zonanecesitamos de 14 cm horizontales y entre 3 a 4 cmverticales, desde cada borde correspondiente.Zona 2:Espacio solamente para la impresión de dirección,apartado, dirección...