Las ordenes de compras

CONALEP VERCRUZ II

Alumna (equipo): Ambar Nicole Hernandez de la cruz.

Profesora: Ceballos Ramírez Rita María.

Tema: Controles del área de compras a través de los formatos de requisición y orden de compra.

Fecha de entrega: 10 de septiembre del 2010

INTRODUCCIÓN.

Requisición de compra:
* La requisición de compra es el documento formal para solicitar al Departamento deCompras la adquisición de cualquier producto o material.
* Se especificarán claramente todas las características físicas y técnicas del bien o bienes a adquirir.
* Sólo se recibirán requisiciones de compra llenadas en forma clara, completa y detallada con la información requerida en cada campo, presentando original y copia.
* Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el Director deDivisión, así como por el responsable de ejercer el presupuesto.
* La utilización de formatos para la requisición de artículos debe ser la mínima posible y el usuario deberá agrupar los artículos según su género.
* Toda requisición de compra igual o mayor a $100,000.00 se someterá revisión del Comité de Compras. Este rubro incluye las compras por proyecto.
* El Departamento de Comprastendrá información sobre la requisición en un plazo mínimo de 48 hrs. a partir de su recepción.
* Es indispensable que el usuario conserve el número de pedido que le fue asignado a su requisición, sirviéndole también para cualquier aclaración durante el proceso.
* El tiempo de entrega del material solicitado dependerá de los tiempos pactados por el Departamento de Compras y/o de laexistencia y condiciones que el proveedor indique.
* En caso de presentarse algún problema para la adquisición de los bienes solicitados, Compras informará de la situación al usuario y le ofrecerá otras alternativas para realizar la compra.

ORDEN DE COMPRA

Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es por lo general un documento numerado expedido por uncomprador a un vendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante toda lainformación pertinente se incluya en el orden de compra.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden decompra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
-Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

RESUMEN No 1

LAS COMPRAS Y SU RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES

Requisitos de una cotización:
* Registrar el documento por el nombre del proveedor.
* Nombre de la persona con quien sehable.
* Fecha de entrega.
Para la posterior localización de una cotización es importante que está lleve un número de requisición. Es importante verificar que en las cotizaciones no se haya omitido ningún dato.
Ya verificada y firmada por el comprador se le habla al proveedor para que recoja su solicitud, y el proveedor deberá firmar de recibido.

>RECEPCIÓN DE COTIZACIONES<
Al...