Las redes sociales

El seguimiento del proyecto:
En Dios confiamos, los demás traigan sus datos
Por Sergio Orozco
Imagina el plan de proyecto perfecto, un plan basado en necesidades y objetivos reales y precisos de tu cliente y usuarios, una estimación con técnicas formales basadas en estadísticas de productividad de tu equipo y empresa, y un equipo de trabajo sumamente capaz.  Todo parece perfecto, no hay razónalguna por la que este proyecto pudiera fallar, ¿o si?
Planear no es todo
Malas noticias, tu proyecto podría fallar a pesar de las ventajas de lo mencionado anteriormente.  Si tú, como líder de proyecto, no eres capaz de mantener una clara y precisa visión con respecto a la situación real del proyecto en todo y cada momento, y/o si no eres capaz de reaccionar oportunamente y de manera eficazante las desviaciones del proyecto, éste podría ser parte de las estadísticas de proyectos fallidos.
Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto necesitas contar con información precisa de lo que está ocurriendo en todo momento.  Es mejor escuchar al padre de la calidad, Deming, cuando dice “En Dios confiamos, los demás traigan datos”.  Ten cuidado si piensas confiar en unsimple “vamos bien”, como respuesta por parte de tus recursos cuando te reportan el estado del  proyecto. 
Parámetros de control
Es conveniente ponernos de acuerdo en el significado del concepto “proyecto fracasado”.  Normalmente nos hace pensar en proyectos que terminan en situaciones como las siguientes:
 
* No incluía todas las características que el cliente quería
* No le resolvió alcliente sus necesidades
* No alcanzó el dinero para pagarlo
* No se terminó cuando se esperaba
Es decir, nos referimos a que alguno(s) de los parámetros básicos de planeación y control del proyecto no se cumplió, por ejemplo alcance, tiempo o costo.
Así que si piensas que ser líder de proyecto se limita a identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiaren que tu equipo las va a seguir al pie de la letra, permíteme decirte que estás equivocado.  Es muy importante hacer todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te imaginas si no tienes el cuidado necesario para que éste se cumpla.  Es aquí donde entra la actividad conocida comoSEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.
                              
¿Y a qué serefiere este seguimiento o monitoreo del proyecto?  Va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas. 
De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en:
Proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo detomardecisiones oportunas para corregirlas.
Visibilidad
Tú, como líder o administrador del  proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad.  Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo.Preguntas a resolver
Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar:
* ¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora y cuánto han logrado)
* ¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto)
* ¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y del proyecto)
* ¿Cuánto más se va a desviar elproyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (te recomiendo que leas acerca de técnicas como valor devengado o “earned value”)
* ¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?
* ¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto?
* ¿Se están logrando los objetivos del proyecto?
No permitas que aumente la desviación
Cuando...