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ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ordenación: Disposición. Sinónimo: arreglo, coordinación, disposición, método, ordenamiento.

Ordenar: Poner en orden. Sinónimo: arreglar, clasificar, disponer en series.La ordenación: Es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionando el unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unirlos elementos o unidades de un conjunto relacionado con los otros, de acuerdo con la unidad documental u orden establecido con anterioridad de las series o subseries o secciones Documento.

Sepuede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto queellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sinensamblar, sin conexiones.

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles vandespués, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criteriopredeterminado6. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues reflejala dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundolugar, al conocimiento histórico institucional. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior;...