Lean Manufacturing

Planificación del tiempo.-Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas en una duración de tiempo determinado
Una agenda ejecutiva
Una agenda ejecutiva no es el programa general, ni el proyecto
ejecutivo ni el cronograma, tal y como antes los hemos
definido. Es otro documento de carácter interno que debe
confeccionarse para cada uno de los intervinientes yorganizadores
participantes. Allí se debe detallar con toda precisión
lo que se espera de los protagonistas del acto, exposición o
evento, de acuerdo a lo pactado tanto por escrito como lo
acordado verbalmente. Debe detallar con precisión la localización
de las acciones, la división del trabajo de los distintos
actores, los criterios técnicos de cada acción, los plazos de ejecución,
los plazosde aportación económica para las distintas
fases y los plazos de ingreso previo, el seguimiento de cada
acción, si lo va a hacer un tercero, los procedimientos de validación
contable y autorización del gasto, y, finalmente, los
procedimientos internos, para el centro, y externos, para los
actores, de justificación de cuentas y facturas en cumplimiento
de la legislación en materia deimpuestos. De esta manera,
el GC sabrá cuándo y cómo debe intervenir para acelerar o
para vigilar la llevanza de su proyecto ejecutivo.
Además, el objetivo de la agenda ejecutiva es, ni más ni
menos, que el de tranquilizar y dar confianza a las partes intervinientes
de modo que puedan sentirse cómodos y relajados,
para que puedan realizar su trabajo con toda intensidad, sin
preocupaciones de ningúntipo. El gestor cultural ejerce aquí
de maestro de ceremonias y anfitrión, y de policía de tráfico,
tratando de evitar malentendidos entre lo que se espera y lo
que se desea. Debe también incluir aspectos mayores y menores,
de entrevistas a citas pasando por todos los asuntos
relativos a protocolo. Por supuesto que las grandes organizaciones
o centros representativos tienen un departamentode
protocolo, donde se analizan el orden de las intervenciones, la
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prelación de invitados en todo tipo de actos sociales, la simbología
presente en himnos y banderas, etc.
Pero desde el punto de vista de un centro cultural y aunque
alguno sonreirá, mi experiencia me dice que todo acto
tiene su pequeño protocolo y que éste debe ser estudiado y
pensado, entendido en un sentido amplio.Estos asuntos menores
cobran a veces una enorme importancia.
Así, una agenda ejecutiva profesional y detallada es tan
importante como un buen programa. Es la imagen profesional
del gestor hacia los adentros, de su centro, y de lo que
representa, lo que está en juego. Y es la garantía de que los
participantes se irán de allí con ganas de repetir y de que
difundirán las bondades y ventajas detrabajar con ese centro
y no con otro. En el caso de acciones puntuales, como puede
ser un seminario, un buen programa, con una buena conceptualización,
con un buen proyecto ejecutivo y con una
exposición adecuada, éste puede irse al traste o empañarse
si luego el artista o el ponente no se sienten a gusto con
estos detalles imperceptibles. Cuántas veces no hemos visto
a un conferenciantereflejar su enfado o incomodidad en una
mesa, o deslizar críticas veladas a la organización ante la
prensa, críticas que no procedían de la idoneidad del tema
tratado sino de la ejecución defectuosa de la agenda de trabajo
y relaciones previstas.
La agenda ejecutiva debe también incluir detalle espacial y
temporal de viajes, recogidas y transporte de personas y material,
invitaciones decortesía definidas, y sugerencias de cómo
hacer todo esto si la organización no se encarga de este aspecto
de logística: información y sugerencia de lugares donde se
puede comer o cenar, mapas de cómo acceder a unos y otros
lugares, descuentos negociados, y un largo etcétera, destinado
a que el visitante se sienta cómodo durante su estancia en nuestro
centro. Insisto. Es un documento interno...