Lean Office Demystified II

Lean Office Demystified II

2

Resumen Ejecutivo

El libro Lean Office Demystified II: Using the Power of the Toyota Production System in your Administrative ,
Desktop and Networking Environments, de los autores Don Tapping, Anne Dunn, Doug Fertuc y Vlado Baban, publicado en
2010 por MCS Media, Inc, utiliza la filosofía lean para enseñar cómo se puede aplicar ésta a la oficina y moverinformación a los
lugares donde se necesita, cuando se necesita, y sin errores. Se demuestra cómo se pueden aplicar los conceptos de lean en
programas como Word, Excel. Google Docs, y visio en ciertos ejemplos. El objetivo de este libro es proveer maneras de
incrementar el desempeño en la oficina, reducir costos, incrementar la satisfacción al cliente, y al mismo tiempo crear un área de
trabajo libre deestrés, y fácil de accesar.

Lean Office Demystified II

3

Contenido

Lean Office Demystified II

4

Capítulo 1: Historia sobre Lean

4

Capítulo 2: 5 Factores clave para la implementación de Lean

4

Capítulo 3: Viendo el Reto

4

Capítulo 4: Comenzando el Viaje: Éste es el camino menos transitado

4

Capítulo 5: Análisis de la demanda

4

Capítulo 6: Haciendo el Trabajo Visible

4

Capítulo 7:Iniciando el flujo

4

Capítulo 8: Creando un Sistema de Archivo Esbelto

4

Capítulo 9: Haciendo todo funcionar por medio de Heijunka

4

Capítulo 10: Liderazgo y motivación en la Oficina Esbelta

4

Capítulo 11: Creando un “Goal Card”

4

Capítulo 12: Oficina Visual e Identificación de Errores

4

Lean Office Demystified II

4

L e a n O f f i c e D e my s t i fi e d I I

Capítulo 1: Historia sobreLean

¿Qué es Lean?
El propósito de Lean es eliminar todo desperdicio o actividades de no valor agregado de los procesos. Lean no tiene
como meta eliminar personas, sino usarlos de una manera eficiente. Con eso en mente, es necesario de corregir elementos de
trabajo y asignaciones para poder lograr el objetivo de eliminar desperdicio y generar un ambiente Lean.
Las herramientas Lean pueden servirpara:
• Identificar y eliminar desperdicio rápida y eficientemente.
• Incrementar la comunicación en todos los niveles de la organización.
• Reducir Costos
• Mejorar calidad y cumplir con las entregas a los clientes a tiempo en un ambiente seguro.
Las primeras ideas de Lean surgieron en 1930, con el sistema de producción en serie de Henry Ford junto con el
mercado japonés y las circunstancias enese país, forzaron a Toyota a generar una manera original de implementar las ideas de
Ford a su estilo. Al ser un mercado automotriz mucho más pequeño, Toyota tenia que generar un gran producción eficiente con
pequeños volúmenes de producción.
Ohno viajó a Estados Unidos en los 50’s, donde se llevó el concepto de supermercado y de la manera en como
reabastecían lo que el cliente se llevaba(Tarjeta Kanban).
¿Por qué Lean?
Lean está basado en continuamente cumplir con las necesidades del cliente de manera efectiva y eficiente.
Anteriormente las organizaciones incrementaban los precios ya que se veía un Modelo de Pensamiento Tradicional, en donde
Costo + Precio = Ganancia. El incremento en precios de materias primas, así como el salario de los trabajadores, llevó a cambiar
ese tipo depensamiento, en donde ahora es Precio – Costo = Ganancia. De esta manera, el cliente no paga por el desperdicio en
los procesos y puede determinar que están dispuestos a pagar por un producto o servicio.
¿Por qué Lean Office?
Lean no sólo se aplica en empresas de manufactura, sino en todo tipo de organizaciones. Típicamente más del 60% de
los costos de un producto o servicio es atribuible al áreaadministrativa de los procesos. Por eso, cada vez se aplica con gran éxito
los principio de Lean en muchos departamentos de compañías de distintas industrias.
Ejemplos de posibles aplicaciones de Lean en oficina:
• Llenando la orden de un cliente.
• Crear dibujos de ingeniería.
• Generar cotizaciones.
Lean Office Demystified II

5

• Ordenando un artículo vía Internet.
• Depositar un cheque en un...