Lean

GOBIERNO REGIONAL

Cajamarca

SISGEDO
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA

Manual del Operador

www.regioncajamarca.gob.pe
sisgedo@regioncajamarca.gob.pe

Manual del Supervisor :: SISGEDO

I. INTRODUCCION
SISGEDO (Sistema de Gestión Documentaria): es un sistema netamente basado para la documentación del Gobierno Regional Cajamarca, lo cual servirá para tener un seguimiento de ladocumentación en línea (vía web) tanto para los usuarios externos como usuarios internos. Actualmente algunas de las Dependencias controlan la numeración de los expedientes de documentación recibida y la hacen por año, quiere decir, que al iniciar cada año esta numeración comenzará desde uno nuevamente. El SISGEDO tendrá una numeración de expediente único a nivel regional; es decir, que loscorrelativos de los documentos recibidos o registrados en el sistema por primera vez (es decir un expediente) tendrán una numeración única por varios años. Este sistema no está dirigido sola o mayormente para las secretarias o las oficinas de trámite o mesa de partes o la que haga sus veces sino para todo el personal que labora en el Gobierno Regional. A cada personal (solo personal de planta o contratado) através del supervisor del sistema se le otorgará un usuario y una contraseña que será de uso personal. Esto significa que se dejará de usar el cuaderno de cargos. La numeración de los documentos la controlará el sistema, esta numeración será por usuario, por tipo de documento y por dependencia. Cada documento es derivado a una oficina, pero los responsables de cada documento son las personas quelaboran en dichas oficinas; por lo tanto el sistema informará: quien, cuando y en qué estado se encuentra el expediente. Cada documento que ingrese al Gobierno Regional y contenga las siglas –GR.CAJ/ quiere decir que será un documento interno y este mismo ya tendrá número de expediente por lo tanto se recibirá el expediente y no se volverá a registrar. Todo documento que no tenga estas siglas sedenominará documento externo y se tendrá que registrar por primera vez en el sistema ya sea por mesa de partes o en la oficina donde se está presentando el expediente. El SISGEDO no permite que un usuario tenga un documento más de 05 días, de ocurrir estos casos el usuario deberá colocar estos expedientes en un ARCHIVADOR DE PENDIENTES y explicar el motivo o razón de porque necesita más tiempo deespera. El SISGEDO contempla 03 tipos de expedientes: a. Expedientes en Proceso: Son los expedientes que tenemos físicamente a nuestro cargo o nuestras manos. b. Expedientes por Recibir: Son los expedientes que han sido enviados a nuestra oficina o persona y que aun no se ha recepcionado. c. Expedientes Archivados/Procesados: Son los expedientes que se guardan en un archivador por motivo alguno, yasea por que se tiene que esperar algún otro documento o porque tiene un motivo personal y tiene que esperar más tiempo, en ambos casos tendrá que explicar el motivo. Esta es una guía práctica de toda operatividad del sistema por parte del usuario operador. Cualquier consulta adicional al uso del sistema por favor sírvase a comunicarse al correo: sisgedo@regioncajamarca.gob.pe
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II. ACCEDIENDO AL SISTEMA
Para acceder al sistema tenemos que ingresar al portal web del Gobierno Regional Cajamarca: www.regioncajamarca.gob.pe

Luego hacer clic en el enlace interno INTRANET Aparecerá la ventana siguiente:

CLIC AQUI

En esta ventana deberemos elegir SISGEDO y luego ingresamos al sistema.
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III. SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES PARA USUARIOS EN GENERAL

A esta pantalla podrá ingresar cualquier usuario que quiera realizar consultas de sus expedientes (en otras palabras hacerle seguimiento). Cada usuario o entidad externa que deje un documento en el Gobierno Regional se le otorgará automáticamente un número de expediente, el cual le servirá...