Lecciones de Access

LECCION 1ª
Introducción a ACCESS

¿Qué es ACCESS?.
En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.
¿Qué es una base de datos?. Casi tan fácil como la respuesta anterior.
¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un número de teléfono?. Seguro que si; Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es más que una "base de datos"que está impresa.
En sus páginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con elnombre del abonado y su dirección.

Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.



Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así sabiendo la población, el apellidoy la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier número de teléfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e todas las personas que viven en cada calle y sus números de teléfonos. O también podría ordenarse por el "campo" número de teléfono, este tipo deguías se llaman "guías inversas".
 

A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas, los campos, los índices, las claves.. y con un poco de imaginación podemos entrever las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historialesde pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos exámenes, etc.









LECCION 2ª
El entorno de diseño de la base de datos

 
Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas.
Para ello, inicializamos elprograma

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.
 

Se abre una ventana tal como esta

 
y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar
Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". Acontinuación pulsamos en el botón "crear".

 
En la siguiente ventana vemos múltiples opciones

A partir de aqui empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

LECCION 3ª
Creación de la primera tabla:


Creación de la primera tabla:
Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla
 
En ella hay varias partes que iremos descubriendo segúnvayamos necesitándolas.. por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la columna "tipo de datos".

Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar.Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestro listado va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos...