Legalización de libros contables

Legalización de libros contables

Todo contribuyente de los impuestos administrados por la Dirección General de Tributación debe solicitar autorización para utilizar libros contables y cualesquiera otros registros de su actividad comercial.

FUNDAMENTO LEGAL

Artículos 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, DecretoNo. 25514-H del 24 de setiembre de 1996 y su reforma. Resolución No. 3/R del 2 de enero de 1992 publicada en la Gaceta No. 51 del 12 de marzo de 1992.

REQUISITOS GENERALES:

▪ Utilizar el formulario de Solicitud de legalización de libros, el cual es gratuito y se adquiere en la Administración Tributaria de su localidad.
▪ Si es persona física debe presentar la cédula de identidad.
▪Si es persona jurídica debe presentar la cédula de identidad del representante legal siempre y cuando esté acreditado como tal en nuestro sistema tributario.
▪ Si el trámite lo realiza un tercero debe presentar la Solicitud de Legalización autenticada por un abogado o aportar un poder especial otorgado por el interesado ante un abogado, autorizándolo para que actúe.
▪ Todo trámite delegalización de libros deberá llevar:
1) ¢125 en timbres fiscales, por cada libro de contabilidad mercantil a legalizar.
2) ¢25 en timbres del Colegio de Contadores Privados por cada libro de contabilidad, de actas y registros de accionistas (socios) a legalizar.

REQUISITOS ESPECIFICOS:

1) Personas Físicas con actividades lucrativas (personas que realizan alguna actividad con elpropósito de obtener ganancias):

Deberán legalizar los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances con las siguientes excepciones:

a) Técnicos y profesionales liberales que únicamente se dediquen al ejercicio liberal de su profesión y las personas que únicamente tengan ingresos por alquileres, intereses o por la prestación de servicios no gravados con el impuesto general sobre las ventas,sin perjuicio en ambos casos, de los que laboren también en relación de dependencia, que podrán llevar un libro especial de ingresos y egresos y un registro auxiliar en el que desglosarán los activos necesarios para el ejercicio de su profesión, los cuales no requieren ser legalizados.

b) Personas Inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada:
Los contribuyentes inscritos en estesistema deberán legalizar un único libro denominado Registro de Compras.

2) Personas jurídicas (personas que se unen por un interés común para formar una empresa):
Además de los requisitos generales descritos anteriormente deben presentar los siguientes libros para su respectiva legalización y dependiendo del tipo de sociedad:

a) Las sociedades anónimas:
Deberán legalizar los libros de Diario,Mayor, Inventarios y Balances, Acta de Asamblea de Socios y Registro de socios, Actas del Consejo de Administración y el de Registro de Obligaciones.

b) Sociedades de responsabilidad limitada:
Deberán legalizar los libros de Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Acta de Asamblea de Socios y Registro de socios.

c) Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, Sociedades en NombreColectivo, Comandita Simple, Fideicomisos, Sucesiones, Sucursales de Empresas Extranjeras:
Deberán legalizar los libros de Diario, Mayor, Inventarios y Balances.

Además, si las sociedades antes descritas tienen como actividad:
▪ Compra-venta (casas de empeño):
Deberá presentar el registro de compra-venta.
▪ Desarme de vehículos:
Deberá presentar el Registro de Desarme deVehículos

d) Sociedades de actividades profesionales:
Deberán legalizar los libros de Diario, Mayor, Inventarios y Balances y Actas.

3) Otros tipos de gestión (Además de los requisitos generales, se deberá adjuntar el que se describe en cada trámite):

a) Renovación (cambiar libros viejos por nuevos):
Deberá adjuntar los libros a cerrar.
Nota: Si se presenta libros de actas en hojas...