LEGISLACION DOCUMENTAL II 1


LEGISLACIÓN DOCUMENTAL II




ALUMNO:
DIANA MARSELA ARIAS REINA





PRESENTADO A:
MARTHA YANNETH MENDEZ ARDILA




AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INSTITUTO TECNISISTEMAS


Talleres en clase



Taller Numero 1



1. Redacte un documento de media página donde escriba desde su punto de vista la importancia de los archivos en una empresa


Los archivos en una empresa son de vital importancia, para elbuen funcionamiento de la misma. Facilitando la labor documental de cada una de las dependencias internas, externas; brindando una información veraz y concisa para el ente que lo solicita.

Es importante que este estructure y organice bajo las mismas normas que establecen el Archivo General de la Nación.

Para dar validez a esta ley, se debe organizar un comité que elabore la Tabla deRetención Documental dándole funcionalidad y productividad.

2. Que es un archivo?

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

3. Que es un archivo público?

Conjunto de documentos pertenecientes e entidades oficiales y aquellos que se dividen de la presentación deun servicio público por entidades privadas.




4. Que es un archivo total?

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

5. Que es gestión documental?

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, conel objeto de facilitar su utilización y conservación.

6. Que es un soporte documental?

Es el medio en el que se con tiene, la información según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales fotográficos, fílmicos, informativos y sonoros.

7. Que es un documento original?

Es la fuente primaria de la información con todos los rasgos ycaracterísticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

8. Que es gestión?

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos para contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación los principios y procesos archivísticos.







9. Que es un soporte documental?

Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías de avance en la mismaadministración y conservación de su archivo empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático siempre y cuando cumplan con los requisitos.

10. Estructura de fondos

Secciones y subsecciones

Está determinada por el cuadro de clasificación documental y la TRD de la entidad, la cual a su vez debe responder a la estructura administrativa correspondiente el periodo cronológico alcual pertenecen los documentos.

Series y subseries

Está determinada por la TRD o tabla de valoración documental de la entidad respectiva, en la cual se representan la lista de series, subseries en un orden previamente acordado.

Tipos documentales

Se determina por el principio de orden original en el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente, debe estar ubicado en el lugarcorrespondiente de acuerdo con el momento de su producción o el trámite administrativo que dé lugar a la generación del mismo.










Ciclo vital de los documentos

Se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición, esta su eliminación o su conservación permanente.

Para que las empresas tengan un buen funcionamiento y nolleguen a la liquidez, es importante que los responsables de cada una de estas tengan en cuenta la ley 594 de 200; puesto que en muchas empresas no se le da importancia a la misma.

Se debe tener en cuenta que de la organización del archivo es indispensable la TRD en esta se podrá saber qué tipo de documentos tiene la empresa y donde están ubicados.



Conclusión

La principal conclusión es que...