Levantamiento de informacion

Estudio del sistema actual

En todo caso lo que se pretende en intentar conocer cómo opera el sistema actual y efectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema.
Para llevar a cabo un trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las mismas estructuras, elelemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos conductuales y de comportamiento que le confieren ese carácter distintivo a la organización.
Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual.

El levantamiento de información es el proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de lasituación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora.

Para recopilar esta información se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

* Entrevistas.
* Observación de actividades
* Cuestionarios (Encuestas)
* Inspección
* Simulación

Entrevista: Consiste en una conversación dirigida con un propósitoespecífico y se basa en un formato de preguntas y respuestas para conocer aspectos como: metas de la organización, metas personales, su opinión, procedimientos formales e informales. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

* La entrevista estructurada
* La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
La entrevista no estructurada: deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.Generalmente al iniciar el estudio de un sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista estructurada.
Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:
En el contacto inicial, establezca unaatmósfera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboración del entrevistado y no el rechazo.
Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerles preguntas de una manera aparentemente informal, que el entrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobación, critica,sorpresa.
Las preguntas deben hacerse en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.
Se debe mantener el orden de las preguntas de acuerdo al cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada)
Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.
Para pasarde conjunto de preguntas a otro:
Se recomienda usar frases de transmisión tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".
Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaría ud. la situación?

Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

* Tener el cuestionario en una posición quepermita escribir y hace anotaciones sin distraerse.
* Disponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.
* Anotar todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiración, etc.
* Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

La entrevista será para la persona que trabaja en sistemas,...