Levantamiento De Informacion

Introducción
Con el fin de facilitar el estudio de las organizaciones en las cuales se desenvuelven nuestras actividades diarias se presentan estas notas tratando de mostrar de la manera más elemental algunos fundamentos del enfoque de sistemas que permitan al participante introducirse en la formulación de algún modelo de análisis para el estudio de los procesos y procedimientos que se dan en laorganización.
Se introducen algunas definiciones y nociones básicas sobre sistemas para usarlas luego un marco de referencia, luego se introduce el uso del análisis estructurado, como instrumento para la presentación de los modelos, de esta forma se podrá establecer el enlace con los diagramas de procedimientos para aplicarlos como técnica de simplificación del trabajo.
El material estáorientado hacia personas que no poseen ningún conocimiento previo acerca de sistemas ni organizaciones, de allí su carácter elemental y su horma de presentación en lenguaje sencillo, tratando de lograr un efecto didáctico.
Las observaciones que se pueda hacer al material contribuirán a mejorar su presentación para ediciones posteriores.

Desarrollo
Rara vez se emprende el estudio total de unaorganización, sobre todo en organizaciones que ya están funcionando, lo más frecuentemente es que se plantee el estudio, creación o reorganización de una parte de la organización, bien sea una unidad administrativa o un conjunto de operaciones tales como la elaboración de la nomina, la incorporación del personal, etc.
En todo caso lo que se pretende en intentar conocer como opera el sistema actual yefectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema.
Para llevar a cabo n trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las misma estructura el elemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos conductuales y de comportamiento que elconfieren ese carácter distintivo a la organización.
Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual.
Especificaciones: para emprender el estudio del sistema actual se procede a:
Recopilación de información: Recopilar la información necesaria de los diferentes tipos de usuarios del sistema.
Los usuarios pueden clasificarse comosigue:
Usuarios operadores: estas son las personas que hacen funcionar el sistema, en todos los niveles.
Usuario responsable: generalmente es un gerente, es el responsable administrativo o directo del sistema.
Usuario dueño: éste generalmente es una persona al más alto nivel, vicepresidente, rector, etc. No tiene porque coincidir con el usuario responsable.
Existe otro tipo de usuario: elusuario externo, este será el cliente o cualquier persona a ser servida por la organización o por el sistema.
Al recopilar la información de los diferentes usuarios se pretende:
A). Obtener o determinar los requerimientos de cada tipo de usuario para ver cuales son satisfechos por el sistema actual y cuales deben ser incorporados al sistema nuevo.
B). Determinar el grado, tipo y secuencia departicipación de cada usuario en el funcionamiento del sistema.
C). Objetivos del sistema, actuales y futuros.
D). Estructuras y relaciones.
E). Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño, ejemplo:
Cambios de requisitos
Cambios de tecnología
Cambios Sociales
Cambios en las personas
Cambios en los componentes o sus cantidades (cuentas por cobrar, inventarios etc.)
Cambios de costoInstrumentos: para recopilar esta información se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:
Entrevistas
Observación de actividades
Técnicas Audiovisuales
Cuestionarios (Encuestas)
Inspección
Simulación
Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de información más difundidos y peor utilizados.
Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre...