Levantamiento de proceso

Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social Secretariado de Calidad y Desarrollo Estratégico

GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA

YOLANDA GIL OJEDA y EVA VALLEJO GARCÍA
Técnicas de Calidad y Planificación Estratégica Marzo de 2008

GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DEMÁLAGA ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………… 2. FASES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS…………………...... 3. APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y CRONOGRAMA DE TRABAJO…………… 4. CONSTITUCIÓN Y FORMACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA……………………………. 5. DEFINICIÓN DE MISIÓN Y VISIÓN…………………………………………………………... 6. IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS……………………………………….. 6.1. Necesidades yexpectativas de los clientes/usuarios………………………………...... 6.2. Fichas de los grupos de interés…………………………………………………………… 3 3 3 4 4 5 5 7

7. ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS……………………………………………… 7 7.1. Clasificación de los procesos……………………………………………………………… 9 7.2. Identificación de los procesos…………………………………………………………….. 10 7.3. Documentación de los procesos………………………………………………………….. 11 7.4. Fichas de losprocesos…………………………………………………………………….. 13 8. IDENTIFICACIÓN Y FICHAS DE INDICADORES………………………………………….. 9. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN……………………………………………………….. 10. REVISIÓN DE LOS PROCESOS……………………………………………………………… 11. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………......... ANEXOS I. Diagrama de Flujo del Proceso de Identificación y Análisis de Procesos………………… II. Ejemplos de Misión y Visión……………………………………………………………………. III.Ejemplos de Mapas de Procesos……………………………………………………………… IV. Ejemplos de Fichas de Grupos de Interés, Procesos e Indicadores………………………. V. Ejemplos de Diagramas de Flujo………………………………………………………………. VI. Diagramas de Flujo Relacionados con la Revisión de los Procesos………………………. 14 16 16 18 19 19 21 24 30 33 36

Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social. Secretariado deCalidad y Desarrollo Estratégica. Guía para la identificación y análisis de los Procesos de la UMA. Página 2 de 40.

1.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las Administraciones Públicas están experimentando una transformación muy importante en sus estructuras, tratando de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a las necesidades de sus usuarios. La Universidad de Málaga (en adelante UMA),respondiendo al Contrato Programa firmado con la Junta de Andalucía y, al Acuerdo del Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades Públicas Andaluzas, , ha de elaborar los mapas de sus procesos administrativos. Con este fin, desde el Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social de la Universidad deMálaga, el Secretariado de Calidad y Desarrollo Estratégico, a través de las Técnicas de Calidad y Planificación Estratégica ha elaborado esta Guía para la identificación y análisis de los Procesos de la Universidad de Málaga. Su objeto es que sirva de ayuda a los distintos Servicios y Unidades de la Universidad para la identificación y análisis de sus procesos, contribuyendo a la mejora de losmismos y, de forma decisiva, a estimular los mecanismos de participación del PAS en la organización del trabajo. Los mapas de procesos deberán ser aprobados por Consejo de Gobierno, previo informe favorable del Vicerrectorado de Calidad, Planificación Estratégica y Responsabilidad Social.

2.

FASES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Para afrontar con éxito la identificación y elanálisis de los procesos, se indican las etapas a seguir: - Aprobación, por Consejo de Gobierno, de la planificación y cronograma de trabajo. - Constitución y formación del Grupo de Mejora. - Elaboración del mapa de procesos y de la documentación de los procesos identificados. - Informe técnico del Secretariado de Calidad y Desarrollo Estratégico. - Aprobación del Consejo de Gobierno y...