ley 594 de 2000

LEY 594 DE 2000
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

LEY 594 DEL 2000

TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1: OBJETO..
Establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.

*DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información
producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón desus actividades o funciones.

ARTICULO 2: AMBITO DE APLICACIÓN
comprende a la Administración Pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente Ley .

*GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación*PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos
conservados por su valor histórico o cultural

ARTICULO 3: DEFINICIONES:
*ARCHIVO :Conjunto de documentos
*ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.
*ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel
que por su valor para lahistoria, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador
*ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su ciclo vital

*SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se
contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos,fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.
*TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
*DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de
información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

LEY594 DEL 2000

TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 4: PRINCIPIOS GENERALES
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Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos
es el de disponer de la documentación organizada, los
archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizarla
efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes
para la Administración y la Cultura, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes.

Institucionalidad e Instrumentalidad: Los documentos
institucionalizan las decisionesadministrativas y los
archivos constituyen una herramienta indispensable para
la gestión administrativa
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables
de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos.

Dirección y coordinación de la función archivística. El
Archivo General de la Nación es la entidad del Estado
encargada de orientar y coordinar la función archivística
paraayudar a la eficacia de la gestión del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental.
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la
administración de los archivos públicos y un derecho de
los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la Ley.

Racionalidad. Los archivos actúan como elementos
fundamentales de la racionalidad de la administraciónpública y como agentes dinamizadores de la acción
estatal.
Modernización. El Estado propugnará por el
fortalecimiento de la infraestructura y la organización de
sus sistemas de información, estableciendo programas
eficientes y actualizados de administración de
documentos y archivos.
Función de los archivos. Los archivos en un Estado de
Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora...