ley 594 de 2000

1. LEY 594DE 200LEY GENERAL DE ARCHIVOSEsta ley establece las reglas
y principios que regulan la función archivistita delestado. Para ello se a establecido
en esta ley una serie de artículos que lepermiten a una entidad publica o privada
regulados por la ley guiarse y llevaruna adecuada gestión de archivo de
documentación.Articulo 3Archivo: El conjunto de documentos que se guardan oalmacén con el fin deservir como testimonio estos se agrupan puede sur por
fechas o porcaracterísticas de los contenidos de los documentos.,.Por otro lado se
puede entender como un servicio que presta, información,investigación y la cultura
ya que como guarda documentos que sirven desoporte a cualquier operación
permite servir como guía a los serviciosmencionados anteriormente.Archivopúblico: Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellosque se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.Archivo
privado de interés público: documentos históricos, de investigación,cultura y
ciencia que son de intereses público.Archivo total: Es proceso general de los
documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo: Es un registro de informaciónrecibida por una
entidadpública o privada en saber de sus actividades o funciones.Función
archivística: Actividades que hacen referencia a la labor a realizar enel tema de
archivo, en donde se elabora el documento hasta su eliminación oconservación
permanente.Gestión documental.: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas de laplanificación, manejo y organización de la documentación,ya que es
produciday recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, el
objeto deesta gestión documental es facilitar la utilización de este y la
conservación.Patrimonio documental: Es el conjunto de documentos guardados y
recopiladospor su valor histórico o cultural.Soporte documental: Es el medio en el
cual se contiene la información, segúnmateriales empleados.También se
encuentra archivos audiovisuales,fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientestipos
documentales, los cuales tienen un tiempo de permanencia en cada etapadel ciclo
vital de los documentos.Documento original. El documento que contiene la
información inicial el cualabarca los rasgos y característicasque permiten
garantizar la autenticidad eintegridad del documento.ARTICULO 4o. PRINCIPIOS
GENERALES. Son los siguientesFines de los archivos: El objetivo de los archivos
es el de disponer de la documentaciónorganizada, con el fin de que la información
institucional sea recuperable para uso de laadministración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia. Importancia de losarchivos: son
importantes para la administración, porque losdocumentos que los conforman son
necesarios para la toma de decisiones basadas enantecedentes.
Estos documentos pasan a ser parte de patrimonio Cultural Pasada suvigencia.c)
Institucionalidad e instrumentalizad: Los documentos institucionalizan las
decisionesadministrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensablepara la gestiónadministrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia;son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y lasinstituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia,eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; Responsabilidad: Losservidores públicos son responsables de la organización,conservación, uso y
manejo de los documentos.
Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la
Nación esla entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística paracoadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar
el patrimoniodocumental como parte integral de la...