LEY 594 DEL 2000

ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
TÉCNICO LABORAL

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
GENERALIDADES DEL MODULO
1. Documentos Institucionales
2. Marco Normativo
3. Archivo
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Clases de Archivo
Ciclo Vital de los Documentos
Organización de los Archivos
Principios del Archivo

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 
Desde el punto de vista de quién recibe o emite ladocumentación se
clasifican en:
 Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa, correspondencia,
memorandos. (registran y archivan)
 Los comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa, informes, actas.
(archivan)

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÁS UTILIZADOS
En la actualidad los documentos administrativos más
usados son:
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
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

La carta
La Circular
El memorando
El informe
La Acta
El sobre
Hoja de vida
Certificado

Entregar 27 de abril , un ejemplar de
cada documento en una carpeta, en
parejas.

QUE SON DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS?

La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, esdecir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de una actividad determinada. Los
documentos administrativos son el soporte en que se
materializan los distintos actos de la empresa, permiten
realizar la trazabilidad de las actividades y gestiones.

FUNCIONES PRIMORDIALES DE LOS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DE CONSTANCIA

DE
COMUNICACIÓN

SOPORTE QUE ASEGURA LA TRAZABILIDAD YA QUE SEVUELVEN EVIDENCIA DE LAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS

COMUNICAN LOS
ACTOS
ADMINISTRATIVOS

Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el
que un documento pueda ser calificado como documento
administrativo.
 Producen efectos: No cabe calificar de documento
administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la
producción de efecto alguno como son, porejemplo, los resúmenes,
extractos.
Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organización administrativa.
 Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un
documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno
de los órganos que integran la organización

LA CARTA
Estilos
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayorcon
el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la
carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la
institución).
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia
de ámbito profesional, laboral, institucional. etc.
Información
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Quepodría ser un derivado de la anterior, con la única
diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

LA CARTA
Partes de la carta:
• Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y
lugar al que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Referencia o asunto: De que trata el escrito
• Exposición o contexto: los temas pertinentes.
• Despedida:cortesía con la que se da término a la carta.
• Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en
extenso.
Las cartas también pueden incluir:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la
escribe (remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la
carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona aquien se dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el
destinatario.

MODELO DE LA CARTA

LA CIRCULAR
Es un documento
de uso interno que
dirige
una
autoridad superior
a todos o aparte de
sus
subalternos
simultáneamente
para
darle
a
conocer
disposiciones
o
asuntos
internos
para
que
se
cumplan
a
cabalidad.

LA CIRCULAR
Sirve para dictar órdenes y...