ley 594

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un  “castigo” por decirasí, por su mala conducta o simplemente por que su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscaralgún documento y esto podría causar conflictos internos.

El presente trabajo tiene como finalidad establecer un modelo general de organización de la documentación ubicada en los archivos conventuales. Para ello, confeccionaremos un hipotético cuadro de clasificación documental aplicable al conjunto de archivos monásticos-conventuales y analizaremos cada uno de sus elementos constitutivos.ACTIVIDAD 1
Tema: Los Archivos y su importancia en la organización
Aprendiz: Yenny Melissa Rojas 

Hoy en día, se evidencia la importancia de los archivos en toda empresa, pues estos permiten visualizar el resultado del proceso administrativo y productivo de las diferentes entidades. En ellos se puede acceder a toda la información que permite el funcionamiento de las empresas desde su creaciónhasta su vigencia y las proyecciones a largo plazo.
La base de todo éxito es la constancia y la organización, si en una empresa, no se cuenta con un sistema de organización documental, muy difícilmente será una empresa que brinde un servicio y/o producto eficiente, eficaz y oportuno.
Es por ello, que las empresas regidas por las diferentes normas documentales, optan por implementar diversasopciones de organización documental que les permita acceder de manera rápida a la información que se requiera en algún momento. 
Por ejemplo, para la organización de la información producida enEcopetrol, se emplea el uso de las Tablas de Retención Documental que consiste en el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de unaentidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Para la elaboración de estas tablas, Ecopetrol recopiló todos los tipos documentales que se generan con el fin de clasificarlos, ordenarlos y describirlos y así mantener un buen archivo que permita la rápida ubicación y acceso a la información en perfecto estado.
Cuando sehace habla de clasificación documental, se hace referencia a la selección de los grupos documentales que se generan en una entidad, por ejemplo: clasificarlos por dependencias o unidades administrativas (compras, producción, etc.).



El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica y losestructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones detratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Para el Archivo General de la Nación la ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.
Cada documento producido cuenta con...