LIAYA

ACUERDO No.037
(Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos
594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General
de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes
inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que
impliquen un riesgo social.
Que el titulo IV de la Ley594 de 2000 establece las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS”.
Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de
espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas
existentes sobre áreas de archivos.
Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo yaprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La administración
pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.
Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN para establecer los requisitos y condiciones quedeberán cumplir las personas naturales o
jurídicas que presten estos servicios.
Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la
copia producida en microfilm.
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original,
carácter jurídico y fuerza probatoria a los “mensajes de datos” y sin perjuicio de loexplícito en el
artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la
prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO.- Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro
de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la
Ley 594 de 2000,sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir
los siguientes requisitos mínimos:
A)

SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DE DOCUMENTOS, ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o ciencias de
lainformación o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en trabajos
archivísticos.
La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con
formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del
desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten.
Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buencrédito que demostrará mediante
certificaciones de prestación efectiva del servicio.

B)

SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.

1. EDIFICACION:
1.1.

UBICACIÓN

Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que
ofrezca estabilidad.
El terreno en lo posible deben estarsituado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad,
regulación de las condiciones ambientales y ventilación.
1.2.

ASPECTOS ESTRUCTURALES.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima
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