Libro

En los negocios
La organización de los formatos se basa en un cronograma típico de las actividades realizadas en el transcurso de una negociación por un pro-fesional del diseño gráfico; al final se incluven formatos para contratos especializados (más sofisticados). A continuación se hace una breve reseña de los pasos a seguir en dicha negociación y los correspondientes formatos a utilizar.Como primer paso, el presente libro comienza con sugerencias para la redacción de una Carta de interés; el primer ejemplo de ésta es la que escribe el diseñador por iniciativa propia. Como segundo se suguiere una respuesta al interés manifestado por un cliente potencial. Después, se emplea un Formato de cotización (presupuesto detallado) para el cliente, en donde se establece el tiempo y el costo queel trabajo propuesto pueda requerir. Además, es posible utilizar ese formato de manera interna, como documento para entregarle al cliente, o bien, como un medio de seguimiento de gastos y tiempo invertidos en los proyectos en proceso-Una vez que se ha calculado de manera inter-na el costo del proyecto y se ha determinado el costo, el diseñador está en condiciones de redactar una propuesta, lacual debe llevar la firma del cliente para establecer un contrato obligatorio (de obligación).
firma del cliente para emuuoupi u obligatorio (de obligación).

Se puede recurrir también al Formato de confirmación de proyecto, más formal, cuando el cliente ya ha aprobado el contrato.
Para asegurarse de que un cliente nuevo tiene un historial de pagos cubiertos, se usa la Forma dereferencia de crédito. Después de confirmar lo anterior, y de que el cliente firma el compromiso con el proyecto contratado, el encargo puede considerarse entonces un "tra-bajo" por hacer. Para abrir el sistema de seguimiento de un trabajo durante el proceso en el estudio de diseño, se siguen diversos pasos: primero, se le asigna un número de acuerdo con el índice maestro de trabajos; segundo, se abreuna Hoja de trabajo para ini-ciar el registro de gastos y tiempo empleados; en tercer lugar, la Hoja de tiempo sirve para mostrar el tiempo que el personal del estudio haya invertido; por último, el Programa de producción del estudio contribuye a entregar el trabajo a tiempo.
Drurante el proceso, el reporte del estado del proyecto se utiliza para mantener informado al cliente sobre los avancesmientras que el formato de orden de modificación del trabajo confirma los cambios ordenados por el cliente. Con el fin de seleccionar la mejor oferta (com-petitiva) para los elementos del trabajo que se producirán fuera del taller, el Formato de coti-zación de materiales y/o servicios se dis-tribuirá entre los posibles proveedores. El Formato de orden de compra sirve como una confirmación deldiseñador para que el provee-dor venda los materiales o proporcione los ser-vicios requeridos. Con algunas modificaciones, la Orden de compra puede emplearse asimis-mo como contrato de servicios de ilustración o fotografía. Los grandes estudios cuentan con Formatos de requisición propios, los cuales son un excelente medio de administrar la compra y la asignación de suministros.

El índice de cuentas porpagar ayuda a darle seguimiento a todas las facturas que ingresan a la cuenta del taller, además de constituir un sis-tema para tener dichas facturas identificadas y en orden, según sean facrurables o no. El Formato de envío para usos múltiples se ha pensado para una flexibilidad máxima y para su empleo fácil. La Bitácora de arte registra la salida de materiales y su ubicación dentro del estudiocuando regresan.
La facturación es una labor fundamental, ya sea durante el proceso o al final del trabajo. El índice de facturación contiene las facturas en orden numérico y es una guía práctica para revisar el estado de los pagos pendientes. En este libro se incluyen dos Formatos de Factura: uno en términos generales y otro más detalla-do. La Relación mensual de facturas atrasadas y las...