libro

MÓDULO
IDENTIFICACION DE ESTANDARES PARA
LA DOCUMENTACION Y CONSTRUCCION
DE INFORMES

Juan Carlos Londoño Valencia
Politécnico Colombiano
“Jaime Isaza Cadavid”

Unidad 2

ESTRUCTURA YGESTIÓN DE CONTENIDOS
DOCUMENTALES

Gestión documental
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTACIÓN
Se refiere a la gestión de forma automatizada de los documentos
producidos por una organización. Norestringe de forma alguna el formato a
usar. Incluye desde el diseño de los procesos de generación de esos
documentos, su flujo de trabajo y almacenamiento, hasta su difusión final a
quien intereseo eliminación final.

La misión de la gestión documental es administrar todo ese volumen de
material de forma que aquellos realmente necesarios sean localizables lo
antes posible.

Gestióndocumental
En las empresas aumentan en forma exponencial la cantidad de
documentos (papeles,fotocopias, informes,reportes, documentos de índole
legal, entre otros), necesita estandarizar correctamentela estructura de los
mismos, debe identificar y describir sus características propias y su lugar
“digital” de procedencia, así como tratar el contenido y la información
relevante para que encualquier momento el resto de integrantes de la
organización con el permiso correspondiente pueda consultarla.

Gestión documental
Podemos mejorar la recuperación y visualización de la información ode los
datos a través de intranets; integrarlo con sistemas internos de apoyo a la
toma de decisiones; aplicar perfiles a cada usuario mediante “profiling”,
para que ayuden a encontrar el documentoy/o la información necesaria
mediante alertas, link de autoayuda consultiva apoyandose en la
inteligencia artificial.
.

Proyecto de gestión documental
El primer error que cometermos es quepensamos en el software y luego
en su uso y para que lo queremos.
Lo recomendable es hacernos una serie de preguntas antes de comenzar
con un proyecto de esta clase:
-

Cómo es la empresa:...