Libros Auxiliares

Libros auxiliares
Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajoque se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.
Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático.
Es una obligación por parte de los entes económicos cuyaactividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respaldala operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas decontrol.
Necesidad de los libros auxiliares
Para satisfacer los fines prácticos que debe llenar toda contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado con las actividades de la empresa, por persona se entiende, cada cliente, proveedor, empleado, etc.; por cosa entendemos el dinero, las mercancías, los muebles, los pagos adelantados, etc. Y finalmente porconcepto entendemos los ingresos y los gastos de cualquier índole, incluyendo entre los primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta, administración etc.
Libros auxiliares de compra y venta
Los libros de compra y Ventas son registros auxiliares del Libro Diario y tienen como finalidad agrupar operaciones repetitivas y de una misma naturaleza. En estos libros se registranlas Facturas de Compra o Facturas de Venta, las Notas de Débito y las Notas de Crédito.
Ventajas derivadas de la utilizacion de diarios auxiliares:
La utilizacion de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas
* Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en el diario principal, es necesarioescribir una explicación completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho mas breve eliminando asi gran parte del trabajo necesario para asentar el diario principal losnombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos., etc.
* Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja, etc.
* Reduce en gran proporción los pasesa las cuentas del mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida por partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes.
Libro auxiliar de ingresos de caja
Un libro de ingresos de caja, recopila la información relacionada con todas las partidas que son de entradas de efectivo yy que afectan a diferentes cuentas.
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