Libros contables

Introducción
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Estos deben cumplir con ciertas normas ya establecidas en el código de comercio para su validación y aprobación. Se dividen en principales y auxiliares.

Registro delos libros de comercio

El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
* En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dichofuncionario.

* En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 Código de Comercio.).

* Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

* Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma talque se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.

* Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológicotodas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:
Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global.
Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado lacontabilidad de sus operaciones.
Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.
Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.
Conciliar los estados financierosbásicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
* Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
* Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Forma de Llevar los Libros de Contabilidad

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de losmedios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes decontabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

Actos Prohibidos en los Libros de Comercio

En los libros de comercio se prohíbe:
* Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
* Dejar espacios que faciliten intercalaciones...